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一.总则 ) D5 ]/ ?* i, N# _! G
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 9 W" P% @! R# b/ a
本办法适用于全公司各部门。 0 l& b4 j9 {- N- f
二.对外接待范围
; M- b! ]2 Y0 ?. O; G" ? 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
) t. @3 E( |7 h5 r" l, N3 I 接待的对象分为内宾和外宾。 5 F; |7 D+ x! q9 ]8 u/ ?/ t, c Z
三.对外接待部门
. y& S6 L9 j5 {9 y$ `, g* A 公司行政部为公司负责接待的职能部门。
- I' k* ?0 r% l) e4 R% ] 遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
/ ~6 m- E& A; U! v) \2 E 四.对外接待原则
! r+ B# U) i. i* x 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
9 M$ H) Z2 A. f 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 & M$ @3 y2 m. \; {* x& A3 {. @1 T
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
) b1 d- M; ?2 h 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 , g2 P5 c& c, z
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
$ `, G& K, f7 Z: V! U 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
6 F5 C6 ]5 [1 @; g% t2 j 五.接待规格的确定。 " k+ ^' O% H1 g6 I
高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 ( K! E' F$ J/ m% { Q6 ?9 x
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 , \- r' F8 s2 {# I
六.接待礼仪 ( Y" W5 `; |6 x9 }" m
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
: f( x/ \) O) O0 g 2.接待：主动起迎，问明来意。
6 _$ U" o- D _' w( ^' n 3.安排交谈地点： 6 @ ^9 \7 ?7 i% m
⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
* S. k, D d/ F9 t3 F ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；
8 }7 {( ?, S" B5 n# | ⑶切忌让客人久候而无人问津。 % w3 e- @9 H, L# e- e2 r) R$ _
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 2 d8 k- b8 o* u, b# S
七.引见。
1 _. H) `# y, A 首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 + n( o. ~3 {3 P; A1 h/ z
引见顺序；
9 M" I8 a4 F2 y. X0 }/ U- l ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； 6 Y5 _4 ^0 K m& }
⑵按职务高低，依次介绍一行来客； + x* g; J, m2 u) D
⑶职务相同，先介绍年纪大的。 $ `# T1 x7 E) k0 S
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 , k( w0 `& q& i( T7 F
八.行路。 0 V0 o: E6 k/ Q6 ~
陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
+ E3 Z+ _& J6 s 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； 9 }: F6 C p5 f
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
0 k2 `3 [& S7 f% g. o) k 九.其他。 + `; h* ]' n! e- T. ^3 i$ e
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
# y* Q% ~, j2 k1 g3 | 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； 4 H: n9 Y" G5 H! `1 n g
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
, ^; w; o4 W8 ~) s6 L 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
& @! l9 \: C) p* x; b ㈠接待内宾。
& B; f% n+ u6 }) w3 I 接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
# Y8 M4 m, D% K- ~ 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
6 W$ x. l% ]( @- y/ @3 q4 c 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 4 o8 Q7 \ V; s5 M% k5 I
看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
' [- t9 f8 g1 q 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 j) s+ K0 ~( V- ^3 Y6 d! C
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
/ @% M+ D% X% G2 E2 V; T 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 ) L) `: I i- x1 s8 ~- H
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
& w' { }: J1 T+ C* ]+ F! R ㈡接待来宾。
6 z0 z, ?4 O' H* ~# H/ s8 } 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：
3 x2 v; H/ r7 P 迎送。
7 A% i: c& |: q3 U 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
/ N9 ?- a5 X. v& g 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
; U) j; K; B0 x8 B7 I 会见会谈。
' ^8 ]. G/ G. j( |/ M& f- b 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
- `' s/ y4 @* J 我方人员应提前到达，并在门口迎送。 7 B; D n4 E6 \
对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
4 n5 r0 @. B7 v. u8 F5 e8 m 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
+ H" R& A9 Y/ ] 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。 # [/ r- U5 g4 K; d
如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 1 s/ B9 {" w/ A. X6 m. \3 k
宴请。
! c. W* Z0 j. Z" w+ U. R) f A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 6 i7 }% u2 B5 i/ `& i
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
5 q2 }9 x/ y% { k3 `! ]( g7 _ 文艺晚会。
; b7 h6 M S" v& l 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。 & q! P2 N7 N! w# t" s/ N, ]' w( D Y
参观游览。
# Y3 M# \ z# ^. m- C; J3 f; K 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
9 S9 O8 `/ ^9 @8 t4 D 接待标准 I1 @# p0 i- A6 y! {
⑴用餐标准。
# m4 B; D" m( }+ } 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐 : I& I# E5 e) |9 N% Z
2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
! w6 n3 ~ u: M' m( v" | 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐 & b! {. w/ g! y" s0 `9 @* y3 n9 c
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
3 }! K4 ^% b& J" m( O6 D7 I: u 5、常客 员工标准
( [+ P9 p6 ^7 A% g* | (2)住宿安排。 # V! {) t& v6 Q! i: ^2 V
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 2 E# ]# w% e4 x# x
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。
+ a' m1 W5 M0 t1 d5 t/ _ 2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。0 }8 G& Q% L- B; Z- n
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