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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：9 N8 ^# M: S& N0 O; v) S7 ^
做会议记录，写着写着笔没水了； + t# d0 p' v6 Y {7 i) u& k
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
4 ^- B% k4 g9 J! ^ 用胶水时，找不到刷子；
+ \9 G6 e ?1 F* x' E0 U 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
% F( w, Z( J! {+ t+ W* u9 O2 H 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 / \: P) S+ K4 h0 @2 T0 q
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
5 a$ Q: X: M& o* k- r* N3 V W/ {. d- A+ g 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? 9 D3 e$ M: m) p7 T* M
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
0 ^0 K1 ~$ O9 n 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
& ]8 U/ F7 }& @3 Z; o/ b7 e8 X 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
& y* \8 L' W# x* |: K4 j 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
( e+ b- U/ r/ }& R 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
/ v. N1 |3 w( l9 y C, F 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 ; d& V) O3 [' q6 d
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
; _& ~( [, u' v$ V. J* { 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
2 E) B7 V; f$ [6 _8 c/ e0 p3 | 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
b: r( U' D1 M$ T- c ]5 G1 } 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 + T6 }4 ~, [7 c" Z: Q
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
4 a9 b3 J1 N8 k2 c# g 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 & p3 u: ^8 @- D+ b* o, d
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
; F* |- U2 ~) c9 z0 K 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 1 Q# r) I2 \0 z, V
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 V% t' Z* J |+ O/ _7 M3 C5 ^- z
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 * E3 T3 l q# [4 P
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 & o! h, f7 n9 S, X* O: ^+ }
9、与本职工作有关的表格。
: u# n! ]* y' ~3 D. x- K 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。3 O2 V- F. U( S$ F
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