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4 R! ^3 M! j# n4 H8 M4 R 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
& W6 s( ~; e: n! ? 做会议记录，写着写着笔没水了；
# J2 M: G5 I5 o4 p- e 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
5 ~' j7 m: h! X$ [4 L 用胶水时，找不到刷子；
7 d, \8 A3 U' K2 Z2 V! P+ J 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
- s" R* p. i, V 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
5 j& W$ N& P* b! h9 l 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
0 d6 H+ S8 m5 z: [/ @ 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? 7 k9 E" }' p/ K2 u
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 2 f O0 I& h( N' f5 J
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 ; Z! p: D# N# Q9 o( c; x5 R
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 5 t& H5 V L5 S1 D7 m- d; P
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 1 F) }1 W. A& f+ w' H
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
( R* d' u% u1 k 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 8 E: y8 j* x- S3 f" d( l& ?
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 " n2 _# g9 O, R$ c
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 8 m3 t) [2 |- @0 P r. X6 w
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 7 `% s. w$ \) |" G( D
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： ' t x/ M6 V/ u, z) P& g% V1 X
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
: ]5 ^4 M7 N7 C' F$ n T y 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
; x" u" k' S6 r, b0 _( W% ^9 C 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
( a& C5 ~; Y* o( B# a& d 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 8 ]* e( N& w& o0 w/ I
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 ' z/ D, p* i/ T* M, m: S
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 , H( f7 b$ S1 s9 u; _
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 1 c# V4 {0 O4 x' ~9 N. z) s
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
' [# C6 l& V' w Z* c 9、与本职工作有关的表格。
. L4 C, _8 B' _% G) t, D7 F) z 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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