秘书新手教程:公文写作与处理讲座

公文的种类

! i* Q1 _' P# L+ x0 K公文种类是国家机关为适应公务管理的需要，在长期公务活动中形成的公文文种。法定公文的文种体现着公文的性质，反映行文的方向，各有着特定的适用范围。机关公文种类较多，按其性质及使用范围，在广义上公文可分为专用公文和通用公文两大类。
专用公文。指具有专门职能的机关，根据特殊需要而使用的具有特定内容和格式的公文。如外交领域使用的国书、照会等；司法机关使用的起诉书、判决书等；这类公文只能在一定的范围内使用。
- X& X& I# r: n! n通用公文。指各级机关、社会团体、企事业单位普遍使用的公文。它由党和国家以法规形式公布，具有法定效力和规范的体式，又称“法定公文”，俗称“红头文件”。我们通常所说的公文，一般就是指通用公文。我国党的机关公文、国家行政机关公文和军事机关公文都属此类。目前，我国党、政、军机关法定的公文文种有十几种。2000年8月20日国务院发布的新《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)规定，现行的国家行政机关公文文种主要为13类13种：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
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: R) N. P3 C' d$ J公文的结构
- o$ H; `8 f5 ^( r$ ?5 d公文的结构是指公文正文部分的谋篇布局。普通文章的结构追求婉延曲折，即像古人所说的“文似看山不喜平”。公文的结构则要求按约定俗成的模式，做到开门见山，条理清楚，层次分明，结构严谨，首尾呼应，内容鲜明醒目。这里就公文结构中的篇章形式、层次和段落、照应和过渡、开头和结尾作简要介绍。
一、篇章形式
公文的篇章形式是指公文的结构形式。常见的公文篇章形式有以下几种：
篇段合一式。即全篇的结构为一段，篇段合一。这种形式多用于内容集中单一、篇幅简短的公文，如发布令、呈报性报告、转发和印发通知，以及简短的公告、任免通知和批复等。
分项式。即开头先说明目的、依据、原因，或阐明主旨，然后分项表述有关内容。分述内容的一个方面或一个问题列为一项，以数字序数标示，逐项排列，项下列示具体内容。为使分项层次分明，一般加小标题或以序号形式直接分项表述。有的分述之后有结尾，形成“总说—分述—总说”的结构。这种形式在公文中使用相当普遍，如请示、决定、通知、函、会议纪要等公文，一般都采用这种结构。内容多、篇幅长的重要公文，全文的二级序号(即小标题下的分项序号)可连贯编排，如《国务院关于落实科学发展观加强环境保护的决定》(国发〔2005〕39号)即为这种结构。
条款式。又称条文式。即全文从头到尾采用条文结构，将一个事项作为一“条”，以汉字序数逐条排列(如“第×条”)。条款式专用于法规、规章类公文。条款式亦有两种：一是章断条连式，全文分为若干章，章下列条，条目序号不受章的限制，全文条目序号连续编排，这种结构适用于内容多、篇幅长的法规、规章，如《中华人民共和国统计法》就是采用这种形式；二是条文并列式，全文不分章，条目序号连贯编排，篇幅较短的规章、制度一般采用这种形式，如《国家统计局巡查工作办法》。有的条文并列式结构可不用“条”标示，直接以汉字序号排列，如《统计上大中小企业划分办法(暂行)》。条文式结构下的款或项应独立成段，段间内容应具有相关性。
, [& i$ ^6 g, y/ d; n, L" g分部式。又称文章式。即将内容分成几个大部分或若干层次，每个部分可用小标题揭示该部分主旨，以相对完整的一个意思组成若干段落，以若干部分或若干段落形成篇章。全文的层次安排为梯进式结构。分部式结构也有两种：一是全文内容分为若干部分，每部分以小标题显示该部分的主旨，下面阐述具体内容。这种形式常在篇幅较长的报告中使用。二是全文按层次直接分段排列，不加小标题和序号，如有的奖惩性通报通常采用这种形式。
二、层次和段落
2 T) a' ^' l3 ~6 M* Q  m(一)层次。所谓层次，指公文的组成部分的顺序安排。安排层次要注意做到突出主旨，顺序合理，避免交叉，层次清晰、眉清目秀。在层次的安排上，一般有以下几种方式：
/ L' v% o0 f. [0 K  g, y' A总分式。即先总后分的形式。开头作总述或综述，接着分别叙述有关事项，最后小结或提出要求。总分式的具体内容安排是：开头对全文内容作总的概括，或简述有关事项的根据或原由；之后重点分述各有关事项，根据前后、因果、重轻顺序，平行并列叙述，层次安排可用序号、小标题或分段等形式；结尾用强调式、升华式、号召式、无尾式或惯用语结束。这种形式在公文中使用比较普遍。如请示、决定、意见、指示性通知、会议通知、综合性报告、议决型会议纪要等，常用这种形式。法规性公文也基本属于这种形式。
% m, n" l4 \/ K$ ^: q4 c  b& z递进式。各层次内容层层推进，前后层次有一定关系。递进关系有多种多样，如由表及里、由点到面、由浅入深、由感性到理性等。专题报告、情况通报、工作总结等常用这种结构形式。总分式的分述内容有的也用这种形式。
时序式。也叫贯通式。即按事物进程、时间推移来安排结构。叙述的内容如果是一个完整的事件或过程，可用这种形式。此种结构形式常用于情况报告、事故报告、调查报告等。
/ t; @) f; D8 B0 }( T8 p2 a6 Q$ |/ f(二)段落。所谓段落，就是公文结构的基本单位，也叫自然段。公文的段落划分要把握以下几点：
7 M2 l' X  Y+ O- @- i* L+ o1 C一是在段落划分方法上，可以按中心意思(主旨)、条项内容(同类事项、问题、观点)、时间发展阶段等来划分，具有相对独立性的部分或过程中的具有相对独立的阶段划为一段。
二是每个段落应准确、简洁地表达一个完整的意思，避免内容零散、杂乱，不要把无关的内容混杂在一个段落中。
三是句子、段落之间的组合要有序、合理，注意上下段落间的联系，相邻段落表达的意思不要跳动过大，避免出现逻辑上的跳跃和断层。
& C6 b6 V. |, M8 e- T四是公文的段落应长短适度、匀称得当，不能过于冗长、累赘，特别是请示和法规性公文的段落要力求简短、清晰。
* S0 I# L$ |2 q8 T3 {三、照应和过渡
9 h: B- m: O/ e: j" [(一)照应。就是公文的题文、前后内容要关照和呼应，以加强公文的前后内容联系，增强公文的整体感。常用的照应方法有三种：即题文照应、前后照应、首尾照应。题文照应就是公文的标题要鲜明揭示公文的主旨，内容要紧扣标题，即通常所说的题文相符，不能“离题万里”。前后照应就是前面说的内容后面要有着落，后面写的事项前面要有交代。首尾照应就是首尾遥相呼应，以引起读者的思索和回味。
' p1 N8 {! c' X0 _( `' r: [(二)过渡。就是相邻层次、段落之间和上下文之间的衔接和转换。过渡的作用是承上启下，使全文文气畅通，天衣无缝，浑然一体。过渡主要用于两个地方：一是内容转换时需要过渡，二是由综述到分述之间需要过渡。过渡的形式有三种：
过渡词。一般在一个段落内内容转折的情况下使用，多为关联词，如“因为”、“所以”、“可是”、“但是”、“然而”、“于是”、“因此”、“为此”、“对此”、“综上所述”、“总之”，等等。
过渡句。一般为总结上文、提示下文，用在前段的末尾或后一段的开头，前段末尾的过渡句多为提示句，如“特作如下决定”、“现将具体情况报告如下”、“提出意见如下”、“现将有关具体事项通知如下”等等；后一段的开头的过渡词多为祁使句，如“由此可见”、“综上所述”、“根据上述情况”等。
$ R; i/ ~! F; B7 Y7 A5 Z过渡段。是将过渡句提出来单设一个自然段，一般用在较长公文中内容明显转换时概括说明上下内容的联系，使上下文相互衔接。如：《国家统计局关于建立普查制度改革统计调查体系的请示》文中的第二自然段：“根据上述情况，……为此，特请示如下”即为过渡段。
: L5 ^7 F3 M" [四、开头与结尾
5 E5 ?* Z: r5 Z. S+ E% m# m* l(一)开头。公文开头在公文谋篇布局中起着引领作用，关系到全文的主旨。因此设计开头必须顾及全文的表达。公文的开头一定要“起笔立意”，开门见山，直扣主旨，领起全文，不支不蔓；还要简洁凝练，文字少而精，并引人注目。元代人说的“风头”就是这个意思。开头方法很多，如引叙式、目的式、概述式、说明式，等等。
+ h5 X6 ?& A' \引叙式。即以援引依据或引叙对方来文式开头。援引依据多用“根据……”、“遵照……”一类句子开头；若为事实依据，则常用“近来……”、“……以来”等时序性词语引出；答复性公文开头常用引叙式来文方式，如“你局……文悉。经研究，……”
& Y) f( M5 b  t目的式。即在公文开头时交代缘由、事由、目的，一般用“为了……”、“由于……”之类句子开头。
概述式。即开头概括介绍全文的主旨。情况报告等常用这种方法。
9 Z0 ]/ l9 e' z0 P3 e说明式。即在公文开头时阐明相关事项的重大意义，以统一思想，引起重视。《国务院关于加强统计工作的决定》开头就是这种方式。
! t& H: Z% y/ T: F  z公文开头的其他形式，这里就不一一赘述了。
(二)结尾。公文结尾要写得实在，不着空文，干净利落，不拖泥带水，即如古人说的“豹尾”。结尾应如豹尾击石，响亮有力，或者空谷回响，令人回味。结尾常用的方式有总结式、强调式、要求式、呼应式、号召式、自然收束等。
总结式。正文结束时，对文中的主要观点和问题作出归纳或总结，使读者对全文有一个较完整的印象。
- K  M" M. a" G. r: P# u. `    强调式。正文结束时，对文中的主要观点作强调说明，以引起读者的重视。
    要求式。正文结束时，提出要求、希望或号召。
$ L0 z* X# i8 u0 x2 _' A( o5 F* _    呼应式。结尾时，以程式化方式显示文种，如：“以上请示，妥否请指示”之类词语。
    自然收束。即正文结束时，自然收束结尾。

! g: I3 Q5 ^; F( n0 ?( w公文的表达方式和语言
9 j- q/ B. R4 v5 Q0 z: b一、公文的表达方式
6 f9 n$ [& g$ u5 M- v# ^! K文章的表达方式主要有五种，既叙述、描写、抒情、说明、议论。公文常用的表达方式主要是说明、叙述、议论、以说明为主，基本上不用描写和抒情。只有个别文种根据表达需要，采用一些描写的方式。
9 O9 E7 H3 x$ ~5 S! A/ `3 i( C(一)说明
. j5 ]: d- J( e' }/ f. T( O说明是解说事物、事件和阐述事理的表达方式，这是公文常用的表达方式。说明的基本要求是：客观、准确、明白，做到通俗易懂，语言平实。常用的说明方法有：诠释说明、分类说明、数字说明、对比说明、举例说明、比喻说明、类比说明、图表说明等。下面就统计公文中常用的说明方式作简要介绍。
7 A- @) e9 x! Z5 U$ E6 O0 }诠释说明。亦称定义说明，即用简洁明确的语言，科学揭示概念、事物的质的规定性，包括内涵和属性。如国务院《办法》对“公文”涵义的诠释。
分类说明。是对文中有关事项按同质性原则分类进行说明。如国务院《办法》中对文种适用范围和公文格式的分类说明。
6 G* Y+ ^' F) o8 u# y: ~. N: W对比说明。又称比较说明。是对具有可比性的两个事物或一个事物的不同发展阶段进行比照的说明方式。这种方式在统计分析报告中广泛应用。
举例说明。就是用典型的事例把抽象的事理具体化、明确化。公文中反映工作成绩的内容经常应用这种说明方式。
1 r5 H. C, M  K数字说明。就是运用确凿的数据说明事物和道理，给读者十分具体的印象。这种方式在统计公文中也广泛应用。
; H1 v* t" U5 ^- L7 H  B5 ~(二)叙述
叙述是一种叙说、介绍人物经历情况和事物发展过程的表达方式。叙述通常有六个要素：时间、地点、人物、事件、原因、结果。叙述的基本要求是主线清楚。“一线到底，万变不离其宗”，交待明白，详略得当，起伏有变。按语言详略分，叙述方式有概括叙述和具体叙述；按结构形式分，叙述有纵叙、横叙。
" ^( b4 b# P  K' m7 i概括叙述。也叫“简叙”、“略叙”，就是用简洁的语言对人或事物的基本物征和情况等作概括的介绍。
+ x! a1 V) e. \" i) Y( e具体叙述。也叫“详叙”、“细述”。是用详实的文字对人或事物的全貌和事件的具体过程作详细介绍。文学作品多用具体叙述，公文中则很少使用。
纵叙。按事件发生的时间先后或事件本身的发展过程来叙述。纵叙按时间顺序，又分顺叙、倒叙、插叙、补叙。
横叙。即按事物的空间位置来叙述。横叙中又包括平叙，即叙述两件或两件以上同时发生的事，先叙述一件再叙述另一件。
公文的叙述形式多用概括叙述和顺叙、平叙。
1 x: e' c5 i' I8 K5 U(三)议论
议论是通过逻辑推理来证明观点、辩明是非，借以说服人的表达方式。使用议论时，要做到立论明确，论据充分，论证符合逻辑。公文中较少使用议论，只在说理和论述观点或在说明、叙述中插入评论时，使用议论表达方式，且公文中的议论要少而精。
议论三要素。完整的议论由论点、论据、论证三个要素构成。论点就是在论证中要确定的观点。论据就是证明观点真实性或者正确性的道理和事实依据。论证即逻辑推理的方法，也叫“证明”。
议论的类型。议论可分为立论、驳论、兼论三种，公文中常用的是立论。立论又称证明，就是首先建立自己的观点，再以有关论据证明这一观点的正确性。立论的主要方法有直接论证和间接论证。直接论证是直接从正面确定某个观点的正确性，常用的直接论证方法有：以典型的事例直接证明论点的例证法、引用有关根据(包括经典性言论、党和政府文件、科学的定理公理等)的引证法等。间接论证是间接地从反面证明某个观点真实性的论证，主要论证方法有对比法、类比法、排除法等。公文的议论方式一般应用直接论证。
, U, P9 Y- R8 Y. W+ r  _9 P, k公文的表达方式除了上述三种之外，个别文种(如报告类公文)有时也采用少量的描写。采用描写方式时，一般用白描(也叫素描)，即粗线条勾勒，不加修饰。白描往往是与叙述结合在一起，或以叙代描，描写文字尽量简练。
二、公文的语言要求
公文注重实事求是、精简、高效，公文语言应当准确、鲜明、庄重、生动、简洁。
! K/ Q3 w7 I# |# p9 O6 _, D% w准确。准确、鲜明、生动是语言的“三性”要求，公文更重视的是准确。公文语言有着：“一言九鼎”、“一字褒贬”的份量，必须十分准确。公文的用词用语及观点、概念、判断、引言、人名、地点、时间、数字、事实等，都要准确、确切。词语的内涵、外延要明确，表述严谨，不能使人产生歧义。要精心辨析词意，表达准确无误，特别是法规性公文和公文中对方针政策的表述，更应十分准确，做到无懈可击。
# @  d* S# S  V! t- p& K  p. p鲜明。公文语言带有鲜明色彩，对有关问题、事项的观点、态度或立场要明确，语气坚定，态度鲜明，不要含糊其辞，不模棱两可。
7 b( Y: I6 B  B, z9 A2 F$ x% c+ t庄重。即语言端庄、郑重、平实、明白。公文要用规范的书面语言，少用口语、方言、土语。语言要严肃、朴实无华，不浮夸造作和夸张渲染，不要用一些生涩难懂或难解的词语。公文语言要具有可操作性，以有利于办理和落实。
生动。公文语言还要力求有活力和新意。在庄重的前提下，要准确使用一些成语、熟语和有时代气息的鲜活语言，并要适当修辞，运用比喻、排比等手法，以提高公文的感染力，更好地发挥公文的宣传教育作用。
简洁。就是语言简明扼要，简洁明了，不冗长空泛，没有空话、废话。语言要精练，做到“一语破的”。要多使用短句和规范化的惯用语，少用句型复杂的长句。句子结构完整规范，遣词造句符合语法，没有病句、赘句。用语字斟句酌，经得起推敲。遣词造句，惜字如金。正如鲁迅先生所说：“竭力将可有可无的字、句、段删去，毫不可惜。”
( r: \% z; X# b" D8 P- F5 P三、公文常用的习惯用语
在机关公文中经常使用一些习惯用语。公文习惯用语是在长期使用过程中形成并固定下来的约定俗成的用语。其主要有：
9 x) B$ W  s' D! M称谓用语。即一般对本机关和受文(来文)机关的称谓用语。如“我局”、“本局”、“你部”、“你局”等。下对上或不相隶属的机关之间，为表示尊重也称谓“贵部”、“贵局”等。
表敬用语。是对行文对象表示敬重的词语。如“请”、“拟请”、“报请”、“敬请”、“恳请”、“呈请”、“呈报”、“遵照”、“遵嘱”、“承蒙”等。
5 u) _7 Q4 o: @- z期盼用语。即表示希望的词语。如“希”、“望”、“盼”、“诚望”、“希望”、“恳望”等。
总结用语。用来总结上文、引出结论的用语。如“总之”、“总而言之”、“综上所述”、“因此”、“鉴此”、“据此”、“鉴于上述情况”等。
8 [$ Z# s4 B/ R8 s3 A开头用语。常见的有“兹”、“根据”、“经……批准”、“依照”、“遵照”、“为了”、“由于”、“鉴于”等，用以引出行文的根据、目的、原由。批复、复函等答复性公文，常以引叙来文的标题、发文字号后加“悉”、“已悉”等作开头用语。
承启用语。多用于文中开头的最后一句，起承接上文、提领下文的承上启下作用。下行文常见的承启用语有：“现批复如下”、“现作如下决定”、“提出意见如下”、“为此，特通告如下”、“特作如下通知”、“现答复如下”等。上行文中常见的承启用语：“报告如下”、“请示如下”、“提出如下意见”、“建议如下”、“我们的意见如下”等。
& J0 r, Q3 N+ q& [+ r/ {1 V结尾用语。下行文中常见的结尾用语：“特此公告”、“请贯彻执行”、“请参照执行”等。主要作用是对受文机关如何贯彻执行文件作出规定，提出要求。
$ T1 m" h& }% p6 B) p, b' `2 z% F! Z上行文中常见的结尾用语：“以上请示妥否，请批示”、“以上报告妥否，请示”、“以上请示如无不妥，请批转……执行”、“以上请示请批复”等。主要作用是请求上级机关对请示和报告事项给予答复和关注。
平行文中常见的结尾用语：“望复”、“盼复”、“请予大力协助”、“请予函复”、“特此函复”等。

( p9 l$ [" U8 W4 D" j公文写作应注意的问题
8 g9 S* A# z1 Z, D1 F2 z一、公文文种确定
国务院新《办法》指出：草拟公文应当做到“公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定”。公文写作时，应当按照上述规定确定公文文种。
7 l, T, S2 C  D! ?4 q, D" w9 d: l  l(一)根据行文目的确定文种。首先要根据行文的对象和行文所达到目的确定所适用的文种。如：向上级机关请求指示或批准事项并要求批复的公文，应当使用“请示”；而向上级机关汇报工作、反映情况的公文则须用“报告”。“请示”与“报告”的行文目的不同之处是，请示一般要求上级机关给以明确的答复，报告则主要是下情上达，不要求批复。应当注意的是，“请示”与“报告”是行文目的和适用范围不同的两个文种，不能以“请示报告”合并作为一个文种使用。
8 T* q' |, x# K& n表彰先进的公文，应根据先进典型的突出和影响程度及行文目的选用“命令(令)”、“决定”或“通报”。被嘉奖的单位与人员属在全国或在一个大的区域内具有重大影响的先进典型，并授予荣誉称号的，则用“命令(令)”；奖励的单位与人员其事迹比较突出，在全国或某一地区、某一系统内具有较大影响，但未授予荣誉称号的，选用“决定”；所表扬的先进属于一般性的典型，用“通报”。
6 B6 l7 O! @) @/ e(二)根据发文机关的职权确定文种。国家行政机关的13种公文，在适用范围上都有明确规定。因此在具体使用时，要根据机关的职权选用。比如命令(令)是具有指令性质的文种，根据法律规定，国家主席、全国人大常委会委员长、国务院总理、各部(委、局)部长(主任、局长)以及地方行政首脑机关、军事机关可以发布命令，其他机关和人员不得随意发布。“议案”是各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项使用的文种，只有各级人民政府才能使用。“公告”是向国内外宣布重要事项或法定事项的文种，因此，通常由权力机关、监督机关使用。
: ?2 a6 q% \7 q/ R(三)根据行文关系确定文种。行文关系系指发文机关与主送机关的法定关系。根据行文关系的不同，公文可分为上行文、下行文、平行文。行文要根据不同的行文关系确定文种。如对上级机关的行文，即上行文，应选用请示、报告、意见等文种；向下级机关的行文，即下行文，应选用命令(令)、决定、通知、通报、批复、意见等文种；公开向社会公布事项，则使用“公告”、“通告”；向平行或不相隶属机关行文，应使用“函”。这里需要注意的是，部门与当地政府办公厅和当地发展改革委员会、财政部(厅)等综合部门在行文关系上都属于平行部门，根据国务院新《办法》，其相互行文应当使用“函”这一文种。有的机关往往为了表示尊重，在向上述机关请求批准事项时，却使用上行文文种(如请示、报告)，其文种的选用是不规范的。另外，对《办法》新规定的“意见”和“会议纪要”两个文种，要注意正确使用。根据新《办法》和有关规定，“意见”是对重要问题提出见解和处理办法，它可以用于上行文、平行文和下行文。作为上行文，它具有请示性公文的性质；作为下行文，又带有指示性公文性质；作为平行文，可对重要问题提出见解和处理意见供对方参考。“会议纪要”可用于上行文，也可用于下行文。向下传达会议情况的“会议纪要”，则属下行文；上报会议情况的“会议纪要”，则为上行文；有的“会议纪要”只用于本机关记载事项，则不需向上或向下行文。因此，在写作公文时，应正确根据行文关系选用文种。
二、标题撰写
& a/ e. f  T2 a9 p公文标题一般应由发文机关、事由、文种三部分组成。如《国务院关于加强统计工作的决定》标题中，“国务院”为发文机关，“关于加强统计工作”为事由，“决定”为文种。发文机关应写全称或规范化简称、统称，事由应当准确简要地概括公文的主要内容，文种的选用亦应准确规范，符合国务院新《办法》规定的公文种类。命令(令)、通告类的公文按其特定格式，公文标题只标明发文机关和文种，如“国家统计局令”、“国家统计局通告”，可省略其事由；会议纪要类公文，如“国家统计局办公会议会议纪要”，其标题只注明事由，可省略发文机关和文种。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
! d- H0 n* J) a+ T公文标题中，常见的问题主要有以下几个方面：
. w; V8 O2 \/ Q- `: H/ s文字冗长。有的公文的标题过于冗长，事由使用的复句层次和标点符号过多。如：国家统计局关于印发《国家统计局直属农村、城市、企业调查队依照〈国家公务员暂行条例〉管理实施方案》的通知。标题45个字、两组书名号、两个顿号。此标题如改为《国家统计局关于印发直属三支调查队依照国家公务员制度管理实施方案的通知》，只需34个字，且标题中可以不用标点符号。
1 g7 f# f, a& l8 Q# d介词重复。在拟写标题时常出现介词连用的现象。如：××××局关于印发《关于调查队管理体制改革的实施意见》的通知。标题中出现两个“关于”。此标题应改为《国家统计局关于印发调查队管理体制改革实施意见的通知》。又如：《××××局关于对国有公司企业认定意见的函》、《××××局关于对如何认定迟报次数等问题的批复》。两个标题中“关于”和“对”介词连用，取一即可，标题中的“对”字应删去。
事由表述不准确。有的标题中事由缺少中心词，如：《××××局关于对非法人产业活动单位给予行政处罚问题的批复》。标题中一是“关于”和“对”介词连用，二是缺少中心词“违法行为”。该标题可修改为《国家统计局关于非法人产业活动单位违法行为行政处罚问题的批复》。
三、语言规范
公文写作既要符合公文的规范体式，又要对公文语言字斟句酌，做到表述准确，语法规范，文句严谨，言简意赅。公文如果词语不当，文理不通，逻辑不顺，甚至有错别字，不仅有损于机关形象，而且影响到公文的效力。起草公文时，在公文语言上要注意以下几个问题。
(一)语言表达要符合语法
语法是人们在长期语言使用中自然形成并共同遵守的法律。公文的每一句话应准确表达一个完整的意思，词、句构造及句子与句子之间的关系都要符合语法的基本规律，做到用词准确、结构完整、句子成份和语序搭配得当。有些人写作公文时，认为只要把意思表达出来就可以了，不注意语法，因此公文中常常出现病号。常见的语法错误主要有以下几种：
万分残缺。一是缺主谓语。主谓语是句子的基本成分。有的公文句子看来似乎通顺，但推敲起来却缺主语或谓语。如：经××××年×月××日局党组会议研究通过，任命×××为×××××司长。句中，“经局党组会议研究通过”是状语，其任命者是谁语焉不详，应在“任命”前加上主语任命机关“××××局”。又如：对于政府临时机构和组织，不作为法人单位，归入所隶属的部门。句中，主语应为“政府临时机构和组织”，但前面加上了“对于”二字，首句成了状语，导致全句没有主语，该句应删去“对于”二字，修改为“不作为法人单位的政府临时机构和组织，归入所隶属的部门。”
二是缺宾语。此种病句比较常见。如：①重点抵制某些行为投资规模过大②加大结构调整③学习邬兆定“数字不准誓不休”以上三句都缺少宾语。其中，“投资规模过大”、“结构调整”、“数字不准誓不休”都是修饰宾语的定语，后面应分别加上宾语“势头”、“力度”、“精神”。
3 t. A0 ^$ i) v! H% e0 b0 s词语搭配不当。词语之间有一定的组合规律，违背这种规律就会犯语法错误。统计公文中，常见主语和谓语、主语和宾语、动词与宾语、修饰词和中心词搭配不当的语法错误。如：①办公条件和服务质量有所改善。②投入产出表是加强国民经济综合平衡、进行经济数量分析的重要手段。③使各级统计局成为社会经济信息主体。④国务院领导同志听取国家统计局工作汇报，充分体现了国务院对统计工作的关心和支持。⑤发现和解决了一大批不安全隐患
①②中，主语和谓语都不搭配。①中，“改善”与“条件”虽可以搭配，但和“质量”搭配则不合理，可改作“办公条件和服务质量有所改善和提高”。②中，“投入产出表”与“手段”不搭配，可改作“编制投入产出表是加强国民经济综合平衡、进行经济数量分析的重要手段”。③中犯了主宾语不搭配的错误。在“使各级统计局成为社会经济信息主体”短句中，主语“统计局”与宾语“主体”不搭配，应在“主体”后面加上“部门”，即为“使各级统计局成为社会经济信息主体部门”。④⑤中动宾搭配不当。④中，听取汇报，说体现对工作的关心可以，但体现支持有些牵强，应删去“和支持”。⑤中，“解决”与“隐患”搭配不当，“隐患”一般与“排除”搭配，另外，“隐患”即指潜藏的祸害，“安全隐患”系指不安全因素，“不安全隐患”成了病句，此句应为“发现和排除了一大批安全隐患”。
# e: ]2 `" q- o  Y语序不当。有些病句词语顺序安排不当，或者是词语位置放得不对。如：①三支调查队是机动性很强的一支队伍。②保证统计数字准确性是统计部门的长期任务，不能丝毫松懈。
①中“机动性很强的一支”应改为“一支机动性很强的”；②中“不能丝毫松懈”应改为“丝毫不能松懈”。
. k2 \1 l% T: X# H; q4 }1 e+ z赘句。赘句是指有些句子中因含有多余词语而形成的病句，如：①没有统计这个基础，就难以指导经济工作的发展。②这个问题实在值得我们每个人的深思。
①中“这个基础”和②中“的”都属多余应去掉。①中“指导”与“发展”也不搭配，“指导”可以与“工作”或“发展方向”搭配，可改为“没有统计，就不能正确指导经济工作”。
" O% p% G# D4 z0 O6 z. d  P; h杂糅。杂糅是指有些病句把不同的说法在一起，造成结构上的混乱。如：经济、社会、科技、科技、文教基本实现现代化。
经济、社会、科技是三大范畴，文教则包含在社会范畴内，不应与前三者并列。
' ?1 c0 ~& W0 e$ Z, m(二)语言应符合逻辑
这里指的是公文语言必须符合形式逻辑的基本规律，即要符合同一律、不矛盾律和排中律。公文中常见的逻辑错误主要有以下几个方面：
概念不清。有的公文中对概念和定义表述不规范、不够严谨，如：①统计部门系指国家统计局所属各司及各单位所办的各类经济实体。②违反本规定，各级统计局的安全保密部门有权责令其停止使用。
$ d/ y' r* J) ^9 ~3 m2 u* R$ Z①中，对“统计部门”定义的表述显然不规范，定义项的概念很不确切。②中，一是未指出“违反本规定”的哪些行为；二是对授权对象表述不严谨，易使人产生歧义，可理解为如果某地统计信息网安全保密管理违反规定，其他各级统计局的安全保密部门都有权责令其停止使用。
前后矛盾。前后矛盾亦称自相矛盾，属违反了不矛盾律所犯的逻辑错误。如：由于我国目前尚未制定一部有关评估行业管理的法律法规，对各类专业评估难以依法进行规范管理。  
句中，前面讲法律法规“尚未制定”是无法可依，后面“难以依法”应是有法难以执行，显然前后矛盾。
四、其他需规范的问题
7 m- g4 I4 v) j/ N% S) n& Y1 R(一)引文的规范
公文引文包括引用相关公文、有关规定及领导的有关讲话等。引用公文的标题一定要准确完整，不能简化或漏字；引用公文在文中首次出现时，应在标题之后注明发文字号(再次引用时可直接引用发文字号)。引用公文的标题和发文字号要规范，如：《国务院关于开展第二次全国农业普查的通知》(国发〔2005〕13号)
: J% a- v- g1 B6 D. b+ {/ G有的公文引用公文不规范，只有标题名称或只注发文字号。如：经中央机构编制委员会办公室中编办字〔××××〕××号文批准。句中没有完整的公文标题。引用有关规定及领导的有关讲话一定要与原文一致，如引用原文应加双引号(“”)，摘引主要意思不应加双引号。
0 U. B. E& G- L(二)使用简称的规范
公文内使用非规范化的简称，应当在文内第一次出现时用全称并注说明。如：
《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)
有的公文中，常常对非规范化简称先未注说明后面直接使用简称，或全文时而用全称、时而用简称，这都是不规范的。
(三)提法的规范
“三定”规定的提法。不少公文中经常将“‘三定’规定”写为“‘三定’方案”，如“完善‘三定’方案”、“按‘三定’方案确定的职能……”。准确地说，“三定”应是对职能、机构和编制的规定，按照国务院办公厅的要求，其规范的提法，“‘三定’方案”应规范地称“‘三定’规定”。
2 N# x4 K, B4 G5 K* f“批转”、“转发”和“印发”的印用。公文的标题和正文中常用到“批转”、“转发”或“印发”。以上三者的行文语气是有区别的。“批转”意为“批准并转发”，有批准权的各级政府或部门转发下级机关的文件用“批转”，如《福建省统计局关于批转×××统计局××××××报告的通知》，批转通知的下文中应直述为：“福建省统计局批准《×××统计局关于××××××的报告》，现转发给你们……”。而各级政府或部门的办公厅(室)因无权批准只能用“转发”，如《福建省统计局办公室关于转发×××统计局××××××报告的通知》，转发通知的正文中应用转述，如“《×××统计局关于××××××的报告》已经福建省统计局批准，现转发给你们……”。转发通知也可用于直接转发上级机关或不相隶属机关的公文。印发通知则只用于印发本机关制发的公文。
% s7 S" t; a* [1 Y$ t5 |“各级政府”、“各级统计部门”的提法。公文中常常出现“各级政府”、“各级统计部门”的提法，应当区分清楚的是，“各级政府”包括国务院在内，若不包括国务院，提法应该为“地方各级人民政府”。同理，“各级统计部门”包括国家统计局，若不包括国家统计局，应该用“地方各级统计部门”。统计公文中，还常出现“国家统计局和各级统计部门”的提法，这也是不规范的。
“公布”、“发布”、“颁布”的提法。根据有关法律的规定，法律、行政法规用“公布”，决定用“发布”。有些公文中，“公布”“发布”、“颁布”用法常相混淆。如“1983年国家颁布了《统计法》”、“1984年国务院颁布了《关于加强统计工作的决定》”，前面的“颁布”应改为“公布”，后面的“颁布”应改为“发布”。又如“普查办法拟报请国务院总理令的形式颁布实施”句中“颁布”应为“公布”。
另外，根据有关规定，法律由全国人大及其常委会制定、公布；国家行政法规由国务院制定、公布；部门规章由国务院部门制定、公布。有些公文对此也常出现混淆。如“统计部门要尽快制定相关法律法规”，统计部门是没有权力制定法律、法规的，应为“统计部门要尽快制定有关规章”。
“行政区域”的提法。有的公文中常出现“辖区”提法，其规范的提法应为“行政区域”。如“各地普查机构要认真做好辖区内的调查登记工作”，文中的“辖区”应为“行政区域”。
% i: h- A  F! c/ F4 m地方和部门称谓的全称、简称、统称的使用。公文中称谓及其全称、简称、统称的使用应当规范。如“宁夏自治区”称谓应为“宁夏回族自治区”；“广西自治区”、“新疆自治区”，全称应分别为“广西壮族自治区”、“新疆维吾尔自治区”。“内蒙古自治区”简称为“内蒙古”，而不能用“蒙”。公文中涉及三种省级行政区划统称时，规范表述应为“省、自治区、直辖市”，简称可表述为“省(区、市)”，一般不应采用“省(自治区、直辖市)”的表述方式，因为这样表述既不规范，也不简略。
& I6 r( \: E& _1 U5 V# P. H1 j公文中对国务院部门的简称，应按国务院办公厅规定的《国务院机构简称》，使用规范化简称。如“国务院港澳办”全称应为“国务院港澳事务办公室”，简称为“港澳办”；“国家发展和改革委员会”简称应为“发展改革会”，而不能简称为“国家发改委”；“国家人口和计划生育委员会”简称应为“人口计生委”；“国家食品药品监督管理局”应为“食品药品监管局”；等等。对国务院部门的统称，应为“国务院各部委、各直属机构”或“国务院各部门”。
' h3 \' X' n4 g) t; D" [$ b这里要注意的是，公文主送机关的统称，省级行政区划统称应为“各省、自治区、直辖市”，国务院部门应为“国务院各部委、各直属机构”。
法规和公文中所称“以上”、“以下”的用法。国务院办公厅已明确指出，法规和公文中所称“以上”、“以下”均含本数或本级，这样行文简洁、意思明确、解释统一。不用在本数或本级后另加括号作“以上”、“以下”说明，以免造成理解混乱或不好解释。如“县及县以上地方各级人民政府”，应删去“县及”二字。又如“达到职工总数的30%以上(含30%)”、“在县级及其以下城镇”，也应分别删掉“(含30%)”、“及其”字样。
(四)数字使用的规范
8 ]* R* P: T- k0 p/ J$ ?公文中常出现该用阿拉伯数字的地方用了汉字。这里主要强调一下公文中的年代、百分数、分数使用数字的规范化问题。
年代与日期。公文中的年代应使用阿拉伯数字。如“要紧紧抓住本世纪头二十年重要战略机遇期”、“从上世纪九十年代开始”、“在五千多年的发展历程中”，“头二十年”应改为“头20年”，“九十年代”应为“90年代”，“五千多年”应为“5000多年”。但表示概数的七、八十年代不能写为“70、80年代”。另外，非本世纪的年代，应将所属的世纪写出。如“上世纪60年代以来”或“20世纪60年代以来”。公文中的日期除成文日期按现行规定，须用汉字表示外，其他一律要用阿拉伯数字表示。整数一至十，如果不是出现在具体统计意义的一组数字中，可以用汉字，但要照顾到上下文，求得局部体例上的一致。
百分数和小数。公文中的百分数和小数应使用阿拉伯数字。如“保证百分之百”，应将“百分之百”改为“100%”，“百分之五十”应为“50%”，“百分之一点五”应为“1.5%”，“增加了三个百分点”应为“增加了3个百分点”。
! Y' J+ r- v1 m+ @( [, N  t数值范围的表示。按照规定，表示数值范围应分别标明数值单位。如“对外依存度进一步上升，达到60-66%，前面的“60”应加“%”，应表示为“60%-66%”；“6000-7000/10万”应表示为“6000/10万-7000/10万”；“50-100万人”应表示为“50万-100万”。
# [0 e0 ]" y: T/ y, O: i' Q计量单位的规范。公文中的计量单位要根据国家的有关规定，使用规范的法定计量单位。如土地面积的计量单位应为平方公里、公顷、平方米，不应用“亩”。如须标示“亩”时，应先写出公顷数，再在括号内标注明亩数。长度、重量、体积等计量单位的使用也按此原则办理。
' d# a- H5 r+ Y1 Q+ P2 F五、标点符号的使用
' l# |8 E3 }' w) h标点符合的使用详见本书附录《标点符号用法》这里只就公文写作中容易出错的地方提醒几点。
% W: J7 S2 U7 b" D! ~' H一是因果关系句式内不应用句号。如有的公文开头用目的式、根据式时，在因果关系的句式内，用了句号将其断开，如“为了……。因此……”、“根据……。因此……”，这是不符合标点符号用法的，句中的句号应改为逗号。
二是简短的并列或递进关系的句子中间不须停顿。如：“统计经费要适当向贫困地区、尤其是贫困县倾斜”，句中应去掉顿号；“就有关工作进行协商，并提出落实办法”，“并”前面的逗号可去掉。
三是表示概数(连用的两个数字之间)不应用顿号隔开。如“近一、两年内”句中顿号应去掉。
7 P+ j' O. Y0 X3 F四是一句话的分句之间和单句内并列词语之间不应用分号。如，“既要安排好……问题；又要做好……工作”，这是一句话的两个方面，中间的分号应改为逗号；“报名时请携带身份证；大学毕业证书；两张二寸免冠照片”，句中分号应改为顿号。
五是被分号分隔的语句内不应用句号。如“这次活动有两个特点：一是形式自愿。机关人员愿意参加就参加，不愿意参加可以不参加；二是内容丰富多彩。大家的兴趣、爱好可以得到充分的满足。”这段话不符合分号所表示的停顿或分隔的层次须小于句号这一要求，可将其中的“一是”、“二是”改为(一)、(二)。
六是文中结构层次序数为阿拉伯数字的应在其后加圆点。如“1、”表示法就为“1.”。有的文稿中将阿拉伯数字后圆点误为顿号的情况较多，应按规定予以纠正。
总之，草拟公文，一定要字斟句酌，进行文字润色和字词、标点的推敲，这样才能写出高质量的公文来。正如老舍先生所说：“写文章，用一字，造一句，都要仔细推敲。写完一句，要看一看全句站得住否，每个字都用是适当与否，是不是换上哪一个字，意思就更加明显，声音就更加响亮。应知一个字要起一个字的作用，……一句、一段写完之后，要看看前后呼应吗？连贯吗？字与字之间，句与句之间，段与段之间，都必须前后呼应”。要做到这些是不容易的，但必须努力做到。此外，要认真学习一些公文范文，广为借鉴，不断提高。只要我们在实践中，坚持不懈地下苦功，就可以写出好的公文来。
行文规则
一、行文方向。

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一般公文格式
7 _3 K7 t7 I8 a3 n6 Y一般公文格式是指平行文或下行文的格式，又称通用型公文格式。根据国务院新《办法》规定，公文格式一般由份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、印章、成文日期、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期等要素组成，平行文和下行文格式一般由除签发人以外的上述其他各要素组成。一份完整的公文分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线(又称“间隔线”)以上的各要素统称公文眉首；置于红色反线以下至主题词之间的各要素统称公文主体；置于主题词以下的各要素统称公文版记。一般公文格式各部分的要素及其编排顺序、标识规则如下：
一、眉首部分
眉首部分又称文头和版头，包括份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号等要素。
份数序号。“绝密”或“机密”公文应当标明公文份数序号。份数序号即该份文件印制份数的顺序编号，以阿拉伯数字标识在公文版心的左上角第一行。份数序号总位数根据公文印数确定。如公文总印数100件，其第1份文件份数序号即为“001”。“绝密”或“机密”公文分发给收件人时，均要按数序号登记。非密级公文不偏份数序号，必要时可在版记最后的印发日期前标明印发份数。
秘密等级和保密期限。秘密等级是指公文内容涉及秘密程度的等级。按《保密法》规定，秘密等级分为“秘密”、“机密”、“绝密”三级。保密期限即对公文保密期的规定，至保密期限之后公文自行解密。保密期限标识一般以日、月、半年、年为时间段。秘密等级和保密期限标示在首页版心右上角第一行位置，右边顶格，秘密等级和保密期之间加★。如秘密等级为机密、保密期限1年，则标识为“机密★1年”。如为“秘密”等级无保密期限，则只标“秘  密”2字，两字之间空1字。
紧急程度。紧急程度是指送达和办理公文的时限要求。紧急文件应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”，标在版心右上角第一行，右边顶格，两字之间空1字。公文如需同时标识秘密等级与紧急程度，“紧急程度”应标在“秘密等级”下1行。
发文机关标识。俗称文件红头。由发文机关全称或者规范化简称后加“文件”二字组成，一般采用红色小标宋体，居中均匀排列。发文机关标识上边缘距版心上边缘25mm。联合行文时，主办机关名称在前，其他机关名称并列下方，右侧“文件”二字上下居中排布；不管联合行文机关多少，都必须保证公文首页显示正文。
发文字号。发文字号又称文号，由发文机关代字、年份和序号组成。在发文机关标识下空2行居中标识。发文字号的书写顺序是：机关代字、年份、序号，如“国统字〔2005〕1号”表示国家统计局在2005年度制发的第1号文。发文字号由本机关公文管理部门统一编写。年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不应编为001），不加“第”字。联合行文，只标明主办机关发文字号。发文字号之下4毫米标一条与版心等宽的红色反线。
& [5 n8 T2 |# V# G二、主体部分
主体部分是公文的最主要部分，包括公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、发文机关印章、附注、附件等要素。
) k: U( Q7 g/ X- c) W公文标题。完整的公文标题包括发文机关名称、事由、文种三要素。其中，发文机关名称应当与发文机关标识中的发文机关一致，使用发文机关全称或规范化简称；事由应准确、简要地概括公文的主要内容，文种要符合法定文种。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不加标点符号。标题位于红色反线下方(空2行)，用1行或分行居中、对称排列；移行排列时要注意保持标题中的词意完整、引用的书名、人名、数字等不要拆开跨行。
  Y4 D" K. E7 S: ]主送机关。主送机关，又叫做“抬头”，指公文的主要受理机关。主送机关写在正文之前、标题之下(空1行)，左侧顶格，后加全角冒号。主送机关应当使用全称或者规范化简称、统称。
如主送机关较多时，应按其性质、级别或惯例依次排列，同类并列机关中间用顿号、类与类之间用逗号隔开。其排列顺序通常为：一是按先地方机关后中央机关；二是按党政军群(有关团体)顺序；三是按发文内容需要确定。若主送机关太多，则要注意必须保证首页显示正文。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，可将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送机关。
0 F6 ]6 E+ j; }" S# X9 Q+ I0 P. J正文。正文是公文的核心部分。用来表述公文的具体内容。正文紧接主送机关下1行，每自然段开头左侧空2个字，回行顶格。数字、年份不能回行。
+ w6 o7 {* y8 X# R1 Y3 P6 d为了公文防伪，新《办法》取消了“(此页无正文)”版式说明，并明确规定盖章的公文页必须有正文内容。如公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一页面。
% h% m1 o2 y$ R附件说明。公文如有附件，应在正文下1行标识附件说明。附件说明包括“附件”二字和附件名称，“附件”前空2字，后标全角冒号。如有2个以上附件，要以阿拉伯数字标识附件序号（如“附件：1.×××××  2.×××××”）；每个附件名称分行并列排列，附件名称后不加标点符号。如附件名称较长需回行时，下一行的左边第一个字应与上一行附件名称第一字对齐。附件序号和名称应分别与正文后面所附的附件排列顺序和标题相一致。被批转、转发或以命令发布的公文，不应作附件处理，即不加附件说明。
附件是公文的附属公文，是文件的组成部分。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号的应标阿拉伯数字序号；如附件与正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识该公文的发文序号并在其后标识“附件”或“附件”加序号。附件中若有附件，一般附在其主附件后面，子附件说明只注明“附”字和附件名称。
印章。公文，除会谈纪要和以电报形式发出的以外，都应加盖印章。印章是公文的生效标识。
单一机关制发的公文，落款处不署发文机关名称，只加盖机关印章。印章应端正、居中下压成成文日期，印章上端距正文2-4mm。当印章下弧无文字时，仅以下弧压在成文日期上(下套方式)；当印章下弧有文字时，印章中心线压在成文日期上(中套方式)。
. B* v4 v1 |. {% q, w8 [; h两个机关联合制发的公文，需加盖2个印章时，应将成文日期拉开居中，左右各空7字，主办机关印章在前，两个印章均压成文日期，相距不超过3mm，并互不相交或相切。
三个以上机关联合制发的公文，需加盖3个以上印章时，应在成文日期和正文之间署写各发文机关名称(一般用简称)，加盖相应机关印章，以防止出现空白印章。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，最后一排如余一个或两个印章，则居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
5 J" u. r( [% H. m7 B, C公文用印的颜色为红色，印迹必须端正、清晰、完整。印章加盖后，其字迹应端正地自左而右环行，完整、清晰地表达发文机关的名称，以体现公文的严肃性和有效性。
" [5 r) y, U8 C- b0 `4 @成文时间。成文时间一般以领导人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关领导人签发日期为准；会议通过的公文以通过日期为准。成文日期关系到公文的生效时间，国家行政机关公文中成文日期的年、月、日要用汉字完整书写(如“二○○五年十一月二十一日”，不能写为“2005年11月21日”或“二零零五年十一月二十一日”)。单一机关发文的成文日期一般右侧空4个字。联合发文的成文日期标识方法按上面“印章”中对其相关要求书写。
/ }+ z4 r: R, S附注。附注指正文内无法表述，但又需说明的事项。公文如有附注，标识在成文日期下1行，加括号，左空2字。如“(此件传达到县、团级)”、“(联系人：×××，联系电话：××××××××)”等等。
三、版记部分
4 M! F( B. Q* w0 ?2 ~9 o. T版记部分包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、份数等。版记部分位于公文最后一页的底部，均在偶页页面。版记中各栏目间用黑色实线割开。
' y$ U  z0 g: g) e3 S  _主题词。是按照主题词表选用的用来标引公文主题内容的词或词语，主要功能作用在于方便电脑存储和文件检索。主题词标示版记顶部，左侧顶格，由“主题词”3字(后加全角冒号)及若干词组组成。“主题词”为黑体字，词组为宋体字。主题词须选自规范的主题词表(如《国务院公文主题词表》或本机关的主题词表)，上行文应按照上级机关的要求标注主题词。每份公文的主题词一般不超过5个，其词组的标引顺序为：类别词、类属词和文种，词组间不加标点符号，空1字。
抄送机关。抄送机关是指除公文主送机关外需执行或知晓的其他机关。“抄送机关”标在主题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋体标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与第一行冒号后的第一个抄送机关首字对齐；在最后一个抄送机关后用句号。抄送机关应当使用全称或者规范化简称、统称。如主送机关需要移至主题词之下位置标识时，标识方法同抄送机关。
( \2 G/ h* D( d印发机关、印发日期和份数等。印发机关即印发公文的机关，应写全称。印发日期即印制公文的日期，要写年月日全称，用阿拉伯数字标识。印发机关和印发日期在同一行，印发机关左空1字、印发日期右空1字。份数即该文件的实际印发份数，一般标识在印发机关和印发日期之间，或版记最后一行的右下方。如需要标识审核人、校对人时，则可在印发机关和印发日期下1行标识，但要求标识均匀，对称美观。
一般公文具体格式见附图。
四、公文版式及其他有关规定
(一)公文用纸和版心规格
1 d7 H4 M. A, X《国家行政机关公文格式》国家标准规定，公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm）；纸的规格一般为60g/m2-80 g/m2的胶板印刷纸或者复印纸。
: J9 O% F# ]& p9 y公文版心规格为：156mm×225mm(不含页码)。公文页边为：上白边(天头)空37mm±1mm，下白边35mm±1mm；左白边(订口)空：28mm±1mm，右白边(翻口)：26mm±1mm。
; Q: L1 z) N: j$ d(二)排版规格
公文排印，汉字从左而右横排，少数民族按其书写习惯排印。正文用3号仿宋字(16P，其字型高与宽为5.6mm，下同)，一般每页排22行，每行排28个字。行距(即字体高度加行间距离)以3号仿宋字距再加上3号仿宋体字的7/8倍(10.5mm)为宜，一般为10mm。
$ j4 x8 t3 R4 r: d# y( u2 B  |/ T一般公文格式(平行文或下行文)的发文机关标识上边缘至版心为25mm，上行文的发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。
5 O& d5 R+ \/ A% h+ s7 L眉首部分下方的红色“反线”(即间隔线)为红色实线，位于发文字号下方4mm，红线粗1mm，与版心同宽，一般长156mm。
版记部分的横线为黑色实线，与版心同宽，一般长156mm。
( }7 y. D) }  |" M  U' ]' C(三)公文字号
公文的印刷字体，一般按发文机关标识、大标题、小标题、正文等顺序，依次从大到小选用。
( a: e, v: `; q5 s: I- \4 t- N! P( F% z发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识；发文机关标识字与以醒目美观为原则酌定，但一般应小于“国务院文件”标识字号，即应<15mm×22mm。发文机关标识版记应由本机关的文秘部门统一规定，不要随意变动，以保证公文权威性。
8 N) T" z1 `* H, |, e, y0 W9 E公文标题用2号小标宋体字(21P)。秘密等级和保密期限、紧急程度、主题词标识用3号黑体字，其中主题词词组用3号宋体字。
2 x! v( q* L' a正文、发文字号、主送机关、附件说明、成文日期、附注、附件、抄送机关、印发机关、印发日期、份数等，均为3号仿宋体字。签发人用3号楷体字；份数序号阿位伯数字用3号半角黑体。
" o0 F& C7 a3 ]1 c9 M; D(四)公文中表格
公文如需附表，竖表和横表都应在版心之间。横排的表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角；单页码表头在订口一边，双页码表头在切口(也称翻口)一边。
(五)页码
& D0 q4 n; S% d! K- x公文页码用4号半角白体阿拉伯数字标识，置于版心下边缘之下1行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距离版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页面不标识页码。
& Z- ^8 f/ t, U7 ?(六)装订要求
公文一般应左侧装订。骑马订或平订的订位为两钉外订眼距书芯上下各1/4处，平订钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm。
公文版式格式见附图。

. S+ `+ A' c! z" S  k特定公文格式
% h) L' }' b* J3 Q  l9 z一、上行文格式
5 Y4 _3 ^$ P( ^* ^7 s& S% s上行文用于向上级机关报送的请示、报告或意见等。上行文格式除具有一般公文格式(平行文和下行文格式)要素外，与一般公文格式不同之处有以下几点：
% S1 ?' G# m7 \0 a& d- e; B7 u眉首部分批示城。上行文的眉首部分(文头)须留出供上级领导批示签署意见的空白区(称批示城)，空白区高度为55mm，即眉首区各要素标识比一般公文格式整体下移55mm，发文机关标识与版心上边缘距离为80mm。
签发人。上行文应在首页注明签发人姓名。签发人标识形式由“签发人”三字(右加全角冒号)与签发人姓名组成，用3号楷体字平行排列于发文字号右侧，签发人姓名右空1字；其发文字号应左移，左边前空1字。联合发文时，主办机关签发人姓名置于第1行，其他各有关机关签发人姓名从第2行起在主办机关签发人姓名之下按发文机关排列顺序依次排列，签发人姓名之间用分号分隔，红色反线相应下移。
; ^  z' r: P* B0 u% S3 T印章。联合行文的上行文，加盖主办机关的印章。
附注。上行文应在附注栏注明“联系人姓名及电话”，外加括号。
上行文格式参见附图。
二、命令格式
命令格式可称为行政机关公文中的最高形式。其格式为：
( r; ^, }) `; c/ Y+ I发文机关标识。命令的发文机关标识由发文机关名称(全称或规范化简称)后加“命令”或“令”组成，如“中华人民共和国国家统计局令”，用红色字印制，其字体与一般公文格式的发文机关标识相同，字号由发文机关酌定。其标识位于上边版心线下方20mm处(即距公文纸顶部57mm)。
发文字号和正文。命令的发文字号为“令号”，如“第×号”。位于发文机关标识下2行居中排列。在“令号”下2行标识正文内容。
签名章和成文时间。由于“命令”或“令”比较严肃、内容简练，所以正文结束下面须加盖印章和书印成文时间。命令的印章不是发文机关名称印章，而是发文机关负责人(即第一把手)的手写签名章，其位于正文下1行右侧空4字。签名章左空2字标识负责人的职务，如“总理”、“部长”、“局长”等。在签名章下1行右空2字标识成文年、月、日。
* i2 ]- ]" d  ^5 d如几个机关的联合命令，其发文机关为各有关机关，将“命令”或“令”字在发文机关标识后居中排放。签发人名章也依次并列盖印，但主办机关应放第一位，并应注明各签发人职务全称。
面对社会发布的命令(令)不加主送机关。其他格式同一般公文格式。
命令格式参见附图
三、会议纪要格式
会议纪要格式标识由“×××××会议纪要”组成，其标识位置同一般公文格式，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。发文字号一般由年份全称和顺序号组成，如“〔××××〕第××号”。会议纪要标题可不标发文机关。其最大的不同之处是，会议纪要不盖机关印章，且通常在正文之后标明主持人、出席人姓名。其他格式与一般公文基本相同。
" a# j2 J) ~' p7 g  O' `, B4 {会议纪要格式参见附图。
) V( j+ V0 z  ^- L9 p四、信函格式
信函式格式的发文机关名称标识于距纸顶端30mm处，字体一般为小标宋体，字号上发文机关酌定，发文机关名称后不加“文件”二字。如国家统计局函件标识为“中华人民共和国国家统计局”，国家统计局办公室函件标识为“中华人民共和国国家统计局办公室”。在发文机关全称下4mm印一条武文线(上粗下细)，在纸的底部距纸边20mm印一条文武线(上细下粗)，线长均为170mm，左右居中，发文机关名称及双线均为红色。
! {; S. Q# B5 g  }, v* l% b2 j信函的公文标题标识于武文线下空2行，与一般公文格式相同。但秘密等级和保密期限、发文字号则与一般公文格式不同，并列标识于武文线下第1行。左空1字位置标保密等级或紧急程度，右空1字标识发文字号。其他格式要素均与一般公文相同，但信函格式第1页不编页码。
函的格式参见附图。
- S" |' x) g5 p1 n请 示
一、适用范围
请示适用于向上级机关请求指示、批准。请示是所有相对下级机关都可以使用的上行文种。从行文目的来看，请示可分为请求指示类请示和请求批准类请示两种。请示在公务活动中的使用范围较为广泛。在统计机关的工作中，请示是使用频率较高的公文文种之一。
1 z" J$ J" }% l" c( ~请示主要用于：相对下级机关对党和国家的有关路线、方针、政策和法律法令不够明确，请求上级机关作出明确解释和答复；工作中出现新情况或新问题需要处理，而无章可循，无法可依，难以处理，希望上级给予明确请示；工作中遇到了困难，需要上级帮助解决；因本地区、本系统、本单位情况特殊难以执行统一规定，需作变通处理，请求上级机关批准的问题；涉及本部门业务范围但无权自行处理的重要事项；本机关、本单位意见分歧，无法统一，要求上级裁决的问题；建立机构、增加编制等需要向上级机关请求指示和批准的问题；其他按上级有关规定应当请示的问题。
二、体式和写作要点
8 E; x( S7 b* S  q  C(一)请示的标题由发文机关、请示事项和文种组成。其请示事项词组前，一般不使用“申请”、“请求”等词语，避免与文种“请示”在语意上重复。如《××市统计局关于改革区县GDP核算方法的请示》，标题不要写成“××市统计局关于请求改革区县GDP核算方法的请示”。
$ r% S& ?$ d. s4 P+ X, B1 a( s% Y(二)请示的主送机关一般只为一个直接上级机关。受双重领导的机关向上级请示时，明确主送机关和抄送机关。即应根据请示的事项职责归属，主送其中一个负责批准答复的上级机关，抄送另一个上级机关。
0 e7 D( L  M; A  e. h(三)请示正文通常包括：
  V' \/ {! P5 P( c$ U7 W请示原由。请示开头要写明原因和理由，有的请示事项较重大和复杂，往往会用稍长的篇幅，分几个层次或从不同角度加以说明。不论篇幅长短，都必须把原由说清楚，为请示事项提出充足的事实依据。
请示事项。把需要上级机关审批的问题，作出具体明确的说明，并提出切实可行的意见。
+ I5 V/ q1 s# m: U请求批复。请示的结尾一般用“以上请示当否，请批示”、“妥否，请批示”或“以上请示，如无不妥，请批转××××××执行”等惯用语。请示批复要写得谦和得体，不宜用“请即从速批复”之类的请求语。
+ g0 o8 f- I* H- ?  O- U+ n(四)撰写请示应注意以下几点：
- [  O( E4 O' v/ {1 K$ ?( k一文一事，不能一文多事。如请示出现一文多事，使上级机关难以处理并无法一一作出批复。
逐级请示。请示一般不能越级行文，如因特殊或紧急情况，需要越有请示时，同时要抄送被越过的上级机关。
9 c" [+ y: Q2 J; Y+ {+ u% }# ?单头请示。请示的主送机关只能是一个，不能多头请示。需要同时送其他机关的，应用抄送形式，但不能抄送其下级机关。请示一般不直接报送领导者个人。除领导直接交办的事项外，请示不得直接报送领导者个人。
请示和报告应分开。下级机关需要得到上级机关答复问题时用请示。只汇报工作，不需要上级机关批复的用报告。
5 {) ~% `: y3 \) l; d! X/ F( ]请示不易过长。请示的篇幅要力求简洁，不应长篇大论，必要时可用附件说明。
(五)机关内部签报
' g, W( s: D5 f- M; z1 c* s" _机关内部签报，也叫“内部请示”。是指供机关内部使用的一种工作文件形式，不是一种正式的公文文种。常用于机关内部下级向上级请示工作，其内容类似上行文范畴。
签报的标题一般为《关于××××××问题的请示》；主送对象一般为直接的上级领导人；正文可按照请示正文的结构，阐明具体请示事项；结尾用语一般用“以上请示妥否，请批示”、“以上意见当否，请示”等字样；落款注明单位名称，一般由单位正职或主持工作的领导人签署姓名；成文日期为呈报单位负责人签报的日期。
签报和请示的共同点是下级向上级请示工作时使用，二者的行文目的、基本结构相同，写作时都要求一文一事。不同点为：请示是正式文种，具有法定效力，而签报不是法定文种，是一种内部文件形式，一般只在机关内部使用；请示主送上级机关，并以发文机关的名义上报，签报则主送上级领导个人，落款由单位领导人签名。
6 o  e6 U" B+ |6 R  B0 X8 q使用机关签报(内部请示)需注意以下几个问题：一是签报和一般工作报告不可混淆。如将请示写成报告则可理解为不要求领导批示，往往会误事。二是签报一般只呈报一位领导人(即本单位的上级主管领导)，是否需要转呈其他领导，由主管领导决定。三是签报不得直接呈送领导者个人，一般应先送办公室登记，由办公室提出拟办意见后呈送领导人。
: _. X! y1 w1 V* e, ~4 U( ^三、例文与点评
- v/ s) W- _  Q- U+ V【例文】
9 d  H+ P8 r, n* @& {% |××市统计局关于改革区县GDP核算方法的请示
2 ~" T, ^% X+ F3 N' n" t福建省统计局：
为落实党的十六届四中全会提出的树立科学发展观的要求，更好的反映区域经济社会全面协调发展的进程，满足区域管理的需要，按照市政府领导的要求，我局拟对区县GDP核算方法进行改革，即由目前的区县分别核算、市统计局综合评估的模式，改成由市统计局统一核算全市及分区县GDP数据的模式。现就改革我市区县GDP核算方法问题请示如下：
+ p# h* e3 ]: T* J4 g. o一、实施这项改革非常必要。区县一级应淡化GDP指标，建立突出区域功能定位的特性指标。在新的模式下，区县不再核算GDP，把分区县GDP数据作为全市GDP核算数据的一个地域分组指标，街乡镇及以下取消GDP核算，不再有GDP数据。这样将有利于统计数据质量的提高，有利于统计方法制度的规范化，有利于树立科学的发展观。
二、这项改革的基本条件已经具备。这项改革涉及区县GDP数据核算的频次、基础资料的完整性、核算方法的规范化等内容。尽管改革有相当的难度，但2004年全国经济普查为分区县GDP核算提供了良好的机遇。我们认为应抓住这一良好的机遇，从2005年上半年开始由市统计局对区县GDP进行核算，经过一段时间的过渡，2006年全面推行。
三、区县GDP核算的改革是一项系统工程，需要对各专业统计的方法制度进行改革，需要各相关综合部门的配合和各级政府的理解，涉及到都市经济的统计模式问题，迫切需要得到福建省统计局领导的支持和业务上的指导。我们的改革是否符合国家统计改革的总体思路，改革时机是否成熟，核算方法应如何改进等等，希望福建省统计局给予明确指示。
以上请示，请批复。

. J1 ^8 X+ A5 l& e  f
- ~" M( ^+ t) ]* B5 i××市统计局
××××年×月××日
! {/ y7 t3 F0 ]9 w/ D6 K
【点评】
这是一个直辖市统计局向福建省统计局请求批准事项的请示。请示从落实科学发展观的高度，提出了改革区县GDP核算模式的必要性和可行性。全文层次清晰，语言简洁，理由充分，说服力强。在请示结尾处使用了惯用语“以上请示，请批复”结束全文。
: @2 o% X7 K1 O在请示公文的使用中，我们常会遇到请示与报告使用混淆的问题。依据国务院新《办法》，请求和报告是两个不同的独立文种，请求和报告有着明显的区别。其主要表现在：(1)行文的时间不同。请示的事项，必须经过上级机关审核批准后方能办理。因此，请求必须事前行文。报告是下级机关为使上级机关了解和掌握下级情况而制发的公文。因此，报告可以在事中或事后行文，一般情况下报告多是在事后行文。(2)行文的目的不同。请示的目的在于请求上级机关答复问题、审批有关事项或解决困难，请示带有请求性，一般上级机关应及时给予答复。报告则不同，报告是为了让上级机关了解情况，掌握事项的动态，更好地指导工作，达到下情上达的目的，报告的事项一般无需上级机关批准或批复。(3)行文内容不同。请示必须一文一事，切忌一文数事。报告可以一文一事，也可以一文数事。(4)处理方式不同。上级机关收到报告一般只作“阅件”处理，在一定范围内传阅。而对下级呈送的请示，上级机关必须对其内容进行研究及时给出批复。因此，请示与报告两个文种不能混淆，即不能将该用报告的错用请示，或将该用请示的错用报告；请示与报告也不能合用，切忌不可将请示或报告的事项合用“请示报告”形式上报。
1 R+ o/ ^. Q- z/ o  n9 k# z9 j这里还要特别指出的是，不相隶属机关之间请示批准事项不应用请示，而应该用函。有的部门为了对平行或不相隶属的机关表示尊重，往往用请示向不相隶属机关请求批准事项。需知请示是上行文，只能向有隶属关系的上级行文时才能使用，向平行或不相隶属机关申请项目、经费，或询问事项等，不得使用请示。因此，各级统计局向同级政府部门(如发展改革委、财政厅(局)等)请求批准事项，应使用“函”。同理，国务院部门与国务院办公厅、地方部门与本级政府办公厅，如(国家统计局与国务院办公厅，省统计局与省政府办公厅)属平行关系，各级统计局一般也不应以请示向本级政府办公厅行文，一般应使用函。
报  告
2 G$ ~$ h1 E- @2 M* a0 l% H报告适用于下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问。报告是所有相对下级机关都可以使用的上行文，各级统计机关都可以使用。
& z  ]/ E& q6 S* |. k& K报告按其涉及的范围，可分为综合报告和专题报告；按其行文的目的和要求，可以分为呈报性报告和呈转性报告。本章陈述的内容分为工作报告、情况报告、答复报告。
工作报告
一、适用范围
工作报告适用于下级机关向上级机关汇报一定时期内工作总体情况，包括主要作法、成绩经验和问题等；或某一个阶段、某项具体工作的进展情况、对某项工作或某方面工作提出意见或建议等。工作报告按其内容可分为综合报告和专题工作报告。
& ?; g( M. T" N3 p2 {  q. j二、体式和写作要点
* e. x/ a/ b; |( k+ o) i4 e(一)工作报告的标题由“发文机关+报告事项+报告”组成。
( {3 Y9 J' M% ]: E( [(二)报告应主送一个上级机关。如需送双重领导的上级机关应写明主送机关和抄送机关。必要时可抄送有关平行机关和直接下级机关。
(三)正文的开关要写明报告的依据、目的、原由，并用过渡语“现将……报告如下”引出报告的主体内容。
( C( {0 ~$ I: M2 k6 G& q. h(四)正文主体的主要内容包括：一是概述工作的基本情况，及对工作的基本估价。二是归纳、提炼主要成绩和经验（或做法与体会）。三是找出问题和教训，以便今后采取相应的措施。四是在些工作报告还可以提出对今后工作设想和打算，便于上级机关掌握情况或决策时参考。
(五)报告结尾一般可使用“以上报告，请审阅”、“以上报告，请审核”等惯用结尾语，或自然收束。
(六)报告撰写时要合理安排其整体架构和内容。开头要概括、简洁，开门见山，直奔主题；成绩和经验要详实；问题与教训不作过多铺陈；工作设想和打算要简明扼要、突出重点，有针对性。篇幅较长的工作报告，要条理清楚，层次分明，结构严谨。
三、例文与点评
【例文】
/ l+ |- r+ d2 ]国家统计局关于改革工农业发展速度计算方法的报告
（内容略）

! Y8 N4 L4 j0 h4 A# _【点评】
此例文是国家统计局关于改革工农业发展速度计算方法的专题工作报告。报告开关阐述了此项工作的原由，即改革的必要性；正文主体分条列项报告了改革工农业发展速度采用的计算方法、改革已具备的条件和改革试点情况、确保新旧方法平缓过渡的主要做法等。全文主旨明确，开门见山，结构严谨，层次分明，语言简洁，篇幅简短，清楚地表达了此项工作的总体情况。
向上级机关的工作报告内容须是重大活动或任务，以及某项重要工作情况，且确有必要时，才可向上级做报告。切不可事无巨细，事事报告。
$ u# `2 ~& Y7 ~. A' _1 l( u. d应避免以机关名义向上级领导者个人报送报告。根据规定，除上级领导直接交办的事项，或属紧急重大突发事项外，不得以机关名义向领导者个人报送报告。落实上级领导批办事项的报告，一般也应报送上级机关，按行文程序办理。地方各级统计机关向上级统计机关报送报告时，也应遵循这方面的有关规定。
3 P. J3 W! t1 i$ @要注意把握报告与请求的区别。从两者行文目的看，报告的目的在于汇报工作、提出意见和建议，以便上级机关了解本单位的情况，从而有针对性地予以指导；而请示的目的是请求上级机关对某一事项或问题作出指示或予以批准。从行文目的看，报告不要求上级机关答复；而请示则要求上级机关及时批复回答，给予明确答复。实际工作中，报告与请示混用的情况有：一是文种误用或内容表述混淆。如有的汇报工作的报告用了“请示”，有的报告文中用过渡句“现请示如下”。二是工作报告中夹带有请示性事项。三是请示报告并用，即把工作报告和请示两个文种合并在一起同时使用。如《关于***工作的请示报告》。
, ?+ [( J. \* o6 H- W情况报告
一、适用范围
情况报告适用于下级机关向上级机关及时反映汇报重大事故、严重自然灾害、重大突发事件，以及带有倾向性的问题和提供决策信息等，以使上级机关及时了解有关情况，掌握发展动向，作出正确判断，为其提供决策参考。此类报告一般包括反映某项工作、某一方面情况、某个问题的报告。情况报告可以分为事件性报告、问题性报告、某一活动情况报告等。
二、体式和写作要点
(一)情况报告的标题和主送机关写法与工作报告基本相同。
(二)情况报告正文首先对所要反映的情况或问题进行概述，然后重点阐述具体事项，分析产生问题的主客观原因，最后提出解决意见和办法。一般采用三段式结构：“情况、问题、建议”。情况要准确、清楚；问题要突出主次，力求具体、深刻；建议要有针对性，且行之有效。情况报告除清楚写明背景事实，要针对有关问题提出处理意见和措施。
! B2 C8 d! O+ t6 f(三)情况报告结尾一般常用“以上报告如有不当（或不妥），请指示”句式，请求批转的重要的且带普通意义的报告，结尾用“以上报告如无不当，请批转……贯彻执行”等句式，或自然收束结尾。
* v6 s* t  ^: A(四)情况报告要突出“情况”。包括上级关心的情况和问题等，尤其是工作中的新情况、新经验、新问题。在结构安排上，既可以按照事件发生发展的时间先后顺序叙写，也可按所提出问题的主次来写。
$ V6 P4 a% u7 k" n( M(五)情况报告一般要“一事一报”，报送及时、内容单一，便于领导机关及时了解和掌握情况，有针对性地快速作出反映。
3 A% N  ^1 m, V2 }! n三、例文与点评
【例文】
国家统计局关于农村住户存粮情况调查结果的报告
（内容略）

3 W2 j6 ^- h. j5 h5 X+ Z. N【点评】
例文是国家统计局对农村住户存粮情况调查结果的报告（文中数字、地点编辑时从略，下同）。报告内容主要是两方面：工作的开展情况和调查的主要结果。全文结构清晰、内容明确，为上级及时提供了有价值的情况。
1 r; G( G. c7 S6 k/ Z情况报告有严格的内容要求。报告事项应为事关重大的情况和问题，内容重要，情况准确，事实清楚，建议可行，符合规范化的格式。
$ i" g6 u2 U8 M- S报告是上行文，主送机关应是有隶属关系的直接上级机关，一般不应越级上报；在紧急情况下越级上报时，也应同时抄报越过的直接上级机关。除领导亲自交办的事项外，报告不得主送领导者个人，也不应主送上级机关的同时，主送上级机关负责人。情况报告虽然是反映工作中出现的新情况、新问题，但主送机关应为直接上级机关，不得向平行机关或不相隶属机关报送报告。
情况报告要遵循一事一报的原则，主旨明确，一件报告只报告一项工作，体现其专一性，切忌在同一报告中反映几件个不相干的事项和问题。报告中不能夹带请示事项。情况报告应及时，具有较强的时效性。
/ v% K9 [; t& ^2 g5 t- O" b- \应注意情况报告与工作报告和意见文种的区别。情况报告与工作报告的区别是：情况报告是用于向上级汇报、反映重要情况、问题及动态的报告；工作报告是用于向上级机关汇报工作活动情况的报告，它侧重于陈述工作的开展情况、主要作法、经验和教训等。情况报告与上行文“意见”区别在于：情况报告侧重于反映情况，不要求上级作出明确答复。只有所反映的情况带有普遍性，且针对问题提出的解决办法具有指导作用时，可要求上级加以批转，即通常所说的“呈转性报告”。而上行文意见虽然也陈述情况但这里的情况具有特定的内容，它通常是对工作中遇到的某一重要问题作出分析与见解，意见陈述情况的目的在于对意见的提出作铺垫，所提意见和见解，主要是提供给上级机关批转或转发。
答复报告
( t/ k7 m. K6 S0 N$ F% p一、适用范围
答复报告适用于下级机关答复上级机关的询问。包括答复上级机关行文询问和上级领导批示交办事项情况的报告。这种报告针对性和时效性强。
2 i& j' `8 `/ v1 m: z' e二、体式和写作要点
(一)答复报告开关扼要叙述报告的事由，即答复的上级机关询问内容或交办的具体事项或任务，后以过渡句“现将……情况报告如下”引领下文。
* i4 E3 M6 X/ P0 l7 I9 s4 }- T(二)正文写明询问事项的具体情况及交办事项或任务的办理情况和结果。最后以惯用语结尾。
& g/ i0 z3 X- W7 M  T$ j(三)答复报告内容较为单一，上级询问什么，就直接回答什么，专题专报。若是上级责成办理或检查有关事项，就应按“情况、分析、建议”三部分写。如果是向上级机关检讨某项工作中的错误，应首先概括陈述事件始末，然后分析造成错误的原因和应负的责任，最后写明处理结果及今后的改进意见。
# D, }5 O% e! |& w4 L三、例文与点评
【例文】
0 L; b4 L+ t& S9 S8 ^国家统计局关于对×县农民纯收入统计问题的报告
（内容略）

4 o. T! d; o6 q& s+ O【点评】
& r& {4 b3 s- [1 ~1 g( u此例文是领导交办事项的答复性报告。事由是上级有关领导同志询问了某县农民纯收入统计的有关情况。虽然是上级领导者个人提出的询问，但按照有关公文处理规定，报告要主送国家统计局的上级机关国务院，并在开关部分点明“根据×××领导对……的批示精神”，以便上级机关了解是哪位领导同志交办事项，便于公文办理。本答复报告针对性强，结构清晰、语言简练。
答复报告行文中应注意以下几点：
一是除上级机关领导者个人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关领导者个人报送报告。
, v% G! A4 i4 }! F% O6 G二是答复报告正文应根据上级机关或领导人的询问，有针对性地作出报告，要突出专一性、时效性。

通  知

& _+ e! @2 L7 c3 I7 o- H" s1 E通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通知常用于下行文，也可作为平行文用于平行机关或不相隶属的机关，但不能用于上行文。通知是公文中用途最为广泛、使用频率较高的文种，各级行政机关都可使用，人民团体和企事业单位也可使用。通知传达的周知、办理或执行的事项都有明确的时间要求，具有较强的时效性。通知的分类提法较多，依据新《办法》，通知大体上可分为批转通知、转发通知、传达通知和任免通知。传达通知又包括发布性通知、部署性通知、知照性通知、会议通知等。
批转通知和转发通知
一、适用范围
批转通知用于批转下级机关的公文。批转通知的“批转”意即“批准并转发”，常用于以下几种情况：一是上级机关认为所属下级机关所确定的重要措施，需要其他下级机关普遍贯彻执行的，可用批转通知下发，如《国务院批转人口普查领导小组、公安部关于在第四次人口普查前进行户口整顿工作报告的通知》。二是一个或几个同级机关，就解决有关自身业务范围内的重要事项提出处理意见，请求上级机关指示、批准，上级机关认为该问题重要，带有普遍性，不用“批复”答复，而使用“批转通知”告知所属机关遵照执行，如《国务院批转国家统计局关于建立国家普查制度改革统计调查体系请示的通知》。三是上级机关对下级机关上报的需要上级支持和协调的问题，以及上级机关认为下级机关上报的问题具有普遍指导意义，需要其下属机关引起重视或执行的，也常用“批转通知”，如《国务院批转国家计委、国务院生产办、国家统计局关于改进工业生产评价考核指标报告的通知》。批转通知一般只印发下级机关，也可同时抄送有关平级机关。
转发通知用于转发上级机关和不相隶属机关的公文。转发机关不受等级制约，只要符合有关规定，都可以使用。需要转发的公文，不论是转发上级机关还是不相隶属机关的公文，都应当对本机关、本地区、本系统或本部门有指导、借鉴意义或参照作用。转发通知通常印发下级机关，也可抄送相关平级机关。
二、体式和写作要点
, M, L( H. z- r: |: b' h(一)批转通知和转发通知均按下行文的通用格式，公文要素必须齐全。
5 g: d- ?9 h8 @# K' I(二)通知标题由“发文机关名称+事由+通知”三要素组成，事由通常为“批转（转发）+来文机关名称+来文名称”。如《国务院批转国家统计局关于建立国家普查制度改革统计调查体系请示的通知》为批转通知的标题，《国务院办公厅转发国家统计局、国家经贸委关于做好工业统计制度改革意见的通知》为转发通知的标题。
' P# A1 Z0 h5 \/ D3 e' I8 i; l# U(三)批转通知内容由批转通知正文（或称批语）与被批转的文件组成。批转通知正文主要包括两部分：一是明确直述对批转文件的态度并提出一般执行要求，常用“×××（指批准机关或领导）同意（或原则同意）《××××××的请示》，现转发给你们，请认真贯彻执行”等表述方式；二是必要时强调被转批文件所涉及工作的重要性，或突出来文的重点内容，强调来文的基本精神，并提出具体的指导性意见。
; M9 h( L6 F  h3 i  y" b- U2 M(四)转发通知内容亦由转发通知正文（或称批语）与被转发的文件组成。转发通知正文开头则应用转述，如“《××××××意见》已经×××（指批转机关的上级机关或领导）同意（或原则同意），现转发给你们，请认真贯彻执行”的表述方式。必要时也可对其所涉及工作重要性加以强调并提出具体要求。
(五)批转通知和转发通知结尾一般不用惯用语，正文结束后自然收束。
$ k' p) i, z" d6 U( o7 l(六)批转通知和转发通知的标题应规范、简洁、通顺。一要尽量概括简化，不要过于冗长，如：批转、转发几个机关联合发文，标题中可简化为在主办机关名称后加“等部门”（或“等单位”）的形式，省略其他机关名称；批转、转发一个机关的几个相关文件，标题可只标第一个文件标题，后加“等×个文件”，不需将被转发文件标题一一列出。二是标题中一般不带标点符号，且不要出现介词和虚词重复。如《××省统计局关于批转××市统计局〈关于××××××（指事由）的意见〉的通知》，可写为《××省统计局批转××市统计局关于××××××意见的通知》。
(七)撰写批转通知和转发通知正文时，应完整列示被批转和转发的文件标题（可不用引公文的发文字号），不应简化或省略被批转和转发文件标题的发文机关名称、事由和文种。对所批转、转发的文件的执行要求，应恰当地选择公文的惯用语，批转通知一般使用“认真贯彻执行”、“认真贯彻落实”、“遵照执行”、“切实遵照执行”等；转发通知一般使用“贯彻执行”、“遵照执行”、“参照执行”、“供参考”、“供研究”等，以上用语的含义有一定差别，应根据发文目的和被批转、转发文件的重要程度准确使用。
(八)需要特别强调的是，被批转或转发的文件是通知整体内容的组成部分，与正文具有同等的效力，因此不能作为附件处理。对被批转或转发下级机关的公文，批转和转发机关要进行审核，确保准确、规范。
三、例文与点评
' E% m* _# s2 u. b- t! G0 j【批转通知例文】
国务院批转国家统计局
$ |& ^! t" j, \0 v4 @) g关于建立国家普查制度改革统计调查体系请示的通知

各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：
国务院原则同意国家统计局《关于建立国家普查制度改革统计调查体系的请示》，现转发你们，请认真贯彻执行。
( F7 ^' G" E0 q/ u" v2 S' g6 ^统计是实行科学决策和现代化管理的一项重要基础工作。按照建立社会主义市场经济体系的要求，必须尽快建立周期性的普查制度，并逐步改革和完善统计调查体系。各地方、各部门要大力加强对统计工作的领导，切实帮助统计部门改善工作条件，并在人力、财力等方面给予支持。

$ o% W2 z2 O, G1 d' N% I国务院
一九九四年七月二十日

& F. f8 Q4 Z$ J- ?  ?【转发通知例文】
3 r, B. m8 q! s国务院办公厅转发国家统计局
关于改进地区GDP核算工作意见的通知

1 g! K  m/ I, `; S3 J8 V各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：
- P) M- t2 g; b国家统计局《关于改进地区GDP核算工作的意见》已经国务院同意，现转发给你们，请认真贯彻执行。
# ?1 v! Z" o- O4 b4 V" V
国务院办公厅
) c1 r2 L3 y3 E- R) X* s二○○四年十一月十七日

【点评】
8 c! c4 V4 F0 J; Q# G$ H批转通知例文是《国务院批转国家统计局关于建立国家普查制度改革统计调查体系请示的通知》，属下行文。其批转文件《国家统计局关于建立国家普查制度改革统计调查体系的请示》，系国家统计局对主管的业务活动中的重要事项提出请示，国务院未用“批复”答复，使用了“批转通知”要求下级机关贯彻执行。批转通知开头以“国务院原则同意”直接表明了对国家统计局请示的态度，之后以“请认真贯彻执行”向受文机关提出执行要求。第二部分突出强调批转事项的重要性的迫切性，向各地方、各部门提出了贯彻落实的具体要求。全文要素完整，层次分明，语言简洁，对撰写批转通知具有较强的示范作用。
9 D* Q7 d4 {4 K' j$ T. p/ W转发通知例文是《国务院办公厅转发国家统计局关于改进地区GDP核算工作意见的通知》。转发的公文对全国有着指导意义。从行文关系看，国务院办公厅与国家统计局是平行机关，故转发通知开头用转述的形式，首先交代了发文依据，即“《国家统计局关于改进地区GDP核算工作的意见》已经国务院同意，现转发给你们”，之后提出了“请认真贯彻执行”的要求，结尾自然收束。转发通知一般都采用这种体式。
) ?9 y2 b+ d8 g9 Q批转通知和转发通知各级统计机关都可以使用，其常见和应注意的问题有以下几点：
一是要根据行文关系和适用范围，正确选用批转通知和转发通知。从行文关系看，只有上级机关可以批转下级机关的公文，不相隶属机关只能用转发通知转发给下级或平行机关，如：对省（区、市）统计局的呈转性文件，国家统计局作为上级机关可用“批转通知”批转，而国家统计局办公室与省（区、市）统计局属平行机关，应用“转发通知“转发。
% E! x0 j. a. k9 Q二是批转和转发通知的写作应符合要求。写作上常见的问题有：有的通知标题冗长、滥用书名号（《》）和介词“关于”重复；有的标题简而不明，似是而非，如《关于转发两个文件的通知》，标题中看不出转发公文的名称；有的标题缺少文种，如《×××××转发关于××××××的意见》，标题中错将被转发公文的文种当作通知文种；有的将批转和转发的公文以附件说明格式列为附件，等等。
" s1 d7 M/ j1 F/ m三是要正确把握批转通知、转发通知、印发通知的区别。批转通知有指令性，下级机关及有关人员必须执行；转发通知有的需要执行，有的只作借鉴或参酌；印发通知主要是传达周知或执行事项。批转通知是转发下级机关公文，转发通知可转发上级机关或不相隶属机关的公文，而印发通知所印发的是本机关制发的公文。
四是正确使用批转通知与批复。批转通知多是批转下级呈报的呈转性报告、意见、请示等，其批转事项应为重要的、带有普遍意义的。批复是对下级机关请示事项的答复，其批复事项一般不带有普遍意义。批转通知普发下级机关，批复一般只主送请示机关，必要时抄送有关机关。公文结构上，批转通知须附批转的下级机关公文原件，批复则不附请示原件。要特别注意的是，对下级机关的请示，一般应用批复答复，只有上级机关认为问题重要，还有普遍性，才使用“批转通知”告知所属机关遵照执行。
( Q6 a+ ?7 \3 u0 y; I传达通知
传达通知适用于传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。传达通知一般为下行文，有的发布性通知、知照性通知同时为平行文。传达通知的使用范围广泛，包括发布性通知、部署性通知、知照性通知和会议通知等。
6 v1 o6 e& S; A  p一、发布性通知
: e1 b9 _+ j, i" [& O(一)适用范围
7 h& O, u, {+ J# D# e" h" q发布性通知，亦称印发通知。主要用于印发本级机关制订的需要下级机关和人员执行的规章制度，包括：规定、办法、实施方案、细则、制度、规则、标准、规范等。其发布的规章制度系本机关制订的不能独立行文的规范性文件。发布性通知带有强制性和规范性，受文单位应普遍遵守和执行。各级统计机关常使用发布性通知，印发本机关制订的规章制度、统计业务标准和各种调查方案等。印发本级机关和上级机关领导讲话的通知，也属发布性通知。
5 V* U  v- v+ q; B; U(二)体式和写作要点
1 n: ~: F: n* e% O# E1.发布性通知的体式采用下行文与平行文的通用格式。
" A& ?1 y7 B1 s0 {9 P1 ^2.发布性通知的标题通常由“发文机关+关于印发××××××（规范性文件名称）+通知”组成，标题中的规范性文件应加书名号，如《国家统计局关于印发〈国家统计局公文处理办法〉的通知》。印发领导讲话的通知标题中不加标点符号，如《国家统计局关于印发×××同志在全国统计工作会议上讲话的通知》。
3.发布性通知的主送单位应为下级机关及相关平行机关的规范化简称或统称。印发机关内部规范性文件，其主送单位应是机关内设机构的规范化统称。印发本机关领导讲话的通知，其主送单位一般为下级机关。印发上级机关领导讲话的通知，其主送单位为下级机关或相关平行机关。
6 }$ s; }4 `) x, f, X  f4.发布性通知的正文部分有两种写法：一是直述印发的文件全称、发布依据、实施时间、发布方式和执行要求。如果发布的文件中已有明确的实施时间，通知中可以不提及此项内容。印发本机关制定的规章制度通常采用这种方式。另一种写法是，开头简述印发通知的根据、原由或目的，之后表述文件全称、发布方式，并提出执行要求。必要时可强调通知事项的重要性，提出贯彻执行的具体要求。印发实施方案、调查方案等通常采用这种方式。印发领导讲话的通知一般比较简洁，只阐明讲话标题、印发方式和一般要求即可。
' [) ^, H  G4 [- ?/ b' t! \' B5.发布性通知一般以自然收束形式结尾。
- N. i. q2 F, N+ ?% J9 l& H  t6.被印发的文件和领导讲话是正式公文的一部分，不能作为附件处理。发文机关要对被印发的文件和领导讲话认真审核，做到规范、明确。
4 L3 M# A- D4 s# d" g) A  b; w7.发布性通知和印发通知应要素齐全，简洁明了，短小精悍。
  ]1 u2 i% a" ~& F; [$ d(三)例文和点评
【例文】
国家统计局关于印发
+ {! }( a1 e4 h7 U# ]+ m* P3 W$ [& y《国家统计局公文处理办法》的通知

0 o4 l. K% I7 z各省、自治区、直辖市统计局，本局各司级行政单位、在京直属事业单位：
《国家统计局公文处理办法》已经2001年4月25日国家统计局常务会议论通过。现印发给你们，请遵照执行。

                                                国家统计局
1 {% d" n' w& o$ V2 g9 K                                            二○○一年五月十日
: G0 J, x" }$ |6 h
【点评】
此文系印发《国家统计局公文处理办法》的发布性通知。通知简明扼要，清楚地阐明了发布内容（即“《国家统计局公文处理办法》”）、发布依据（即“已经2001年4月25日局常务会议通过”）、发文形式（即“现印发给你们”），最后提出了执行要求（即“请遵照执行。”）。全文仅用了40余字，结构清晰，语言精练。
发布性通知的使用和写作应注意以下两点：
    一是要明确公布令与发布性通知的区别，规范使用发布性通知。机关制定的重要部门规章，其有关事项和执行范围涉及本系统内外的，应以公布令发布。统计机关中，只有国家统计局可以“公布令”发布部门规章。本机关制定的需本系统或本机关执行的规章制度可以印发通知发布。各级统计部门都可以以印发通知印发本部门制定的规章制度。
' S# ?0 o" g' ?5 M$ r7 F( O- Q: W二是发布性通知的写作中，对本机关制定的规章制度不能用“颁布”、“发布”，只能用“印发”；印发规章制度通知的执行要求提法一般为“遵照执行”，不要用“贯彻执行”；印发领导讲话通知的执行要求则应为“请结合本地实际，认真贯彻执行”；通知的结尾一般不再用“特此通知”等惯用语。

二、部署性通知
: k: M+ }) X; J5 l/ x(一)适用范围
$ X5 f: @$ g1 L3 e0 @5 Q# u部署性通知主要用于实施某一时期的战略计划、贯彻某一重大方针政策或上级领导指示，或就某一阶段的重要任务、重点工作，向下级机关作出工作部署和安排。部署性通知的权威性仅次于行政令、决定，对有关下级机关具有很强的约束力。部署性通知由上级机关制发，一般适用于下行文。经授权，也可用于平行文，如向不相隶属关系的部门部署本机关归口管理的业务工作等。
统计机关常用部署性通知部署安排的事项包括：贯彻落实党中央、国务院的方针政策和中央、国务院领导同志有关统计工作的重要指示、批示、讲话；部署某一时期、某一阶段重大或重点工作；组织实施重大的国情国力调查；部署经常性或一次性统计调查等。
(二)体式和写作要点
1.部署性通知的体式采用下行文与平行文的通用格式。
  W% [) Y+ E) P2.通知标题由“发文机关+事由+通知”三要素组成。如《国务院关于开展全国第二次农业普查的通知》、《国家统计局关于深入宣传贯彻〈统计法〉的通知》等。部署紧急事项，可使用“紧急通知”，如《国家统计局关于启动快速应急机制密切关注禽流感疫情的紧急通知》。
3.部署性通知的正文包括开头、主体、要求三部分。具体写法因文而异。一般开头扼要简述通知的原由、目的、依据或意义，之后以过渡语“现通知如下”或“特作如下通知”引出下文；主体内容主要阐述通知的有关事项，如该项工作的目的意义、指导思想、方法步骤、时间安排、组织实施或主要任务、采取措施、有关要求，或对贯彻落实事项提出具体的措施和要求，等等。篇章形式一般采用分条列项式或小标题式，每条的开端大都以简短文字对主要内容加以概括（主题句），其后再具体阐述，使之层次分明，结构严谨。通知结尾一般以提出执行要求为结束语，或自然结束收尾。
! X( d. U( c% c: @9 l5 ^- c4.部署性通知的写法比较灵活，篇幅可长可短。重在突出主旨，表达准确，具有可行性和操作性，使之便于执行，让受文单位能清楚地了解做什么、怎么做，做到何种程度等。主要任务、措施、要求和时间步骤等要明确，否则会影响到工作部署的贯彻执行，甚至给工作造成损失。
(三)例文与点评
【例文】
# s# ?; l* E3 I5 t; h1 N) Q9 z国务院关于开展第一次全国经济普查的通知
（原文略）

0 l2 Q+ z* G& R7 a【点评】
此文系部署重要事项的通知。通知标题明确点出主旨，题出旨见。之后，主旨犹如一条主线贯穿全文。围绕主旨，通过过渡句“现将开展第一次全国经济普查的有关事项通知如下”引出下文。主体部分分条列项清楚的阐明了普查目的和意义、普查对象、内容、时间、普查的组织和实施、普查经费等方面的内容。最后，提出了做好普查工作的总体要求。全文结构严谨，格式规范，层次分明，语言简洁。
: ^  ^, E$ T! x+ Y; T在统计工作中，部署性通知使用广泛、频率较高，成为确保统计工作顺利完成的重要行文方式。为正确使用部署性通知，要注意以下问题：
一是部署性通知中所部署的工作任务应具体，措施和要求明确，具有可行性和操作性，以使得下级机关依照贯彻执行。
二要避免越权越级向下级机关部署工作，未经上级机关同意及授权，不能超出本机关职权范围向无隶属关系的单位部署（布置）工作。
% H3 [1 R' z# R7 q) S三是应注意准确把握部署性通知与决定、意见的区别。三者都可用于向下级机关部署（布置）工作，其区别在于：决定用于部署重要事项或者重大行动，是对带有全局性的某一方面工作或某项重大行动，统一思想认识，确定工作方针，提出措施要求，有较强的权威性。意见通常是对重要事项或新情况、新问题的见解与处理办法，具有方向性、指导性，是告诉下级机关应当按着什么原则、朝着什么方向去做。部署性通知主要用于上级机关向下级机关传达部署（布置）某项工作，其事项可大可少、内容可重可轻，其权威性比决定次之。
+ ^" h' \# `5 a* b三、知照性通知
6 B; {+ A& c% p7 f  N$ r(一)适用范围
7 i. w1 j) T5 A# u" F- M知照性通知用于一般性事项的告知与办理。通常用于传达需下级机关或不相隶属机关知晓或办理的某些事项，如：庆祝节日，举办纪念活动，成立、合并、调整、撤销机构或组织，启用或废止公章，迁移办公地点、更换电话号码，等等。这类通知的使用范围更为广泛，事项可大可小，发送对象没有严格限制，对下级、平级机关均可使用。
(二)体式和写作要点
' A' D. m! L6 `  J( g1.知照性通知的体式采用下行文与平行文的通知格式。
2.标题由“发文机关＋知照事项＋通知”三要素组成。
3.正文主要包括：传达事项的根据或事由、目的；事项的有关具体内容，有的可提出办理要求。通知中涉及到的时间、地点、单位名称、人名等，应表达准确，清楚无误。为简化正文，有的不便在正文中传达的具体事项（如公章印模、各单位电话号码、有关组织章程等）可以作附件处理。
4.写作知照性通知时要开宗明义，直叙通知事项和要求，要求准确、全面、不失实、不遗漏。如启用印章通知，要明确说明印章启用的时间，即写明从××××年×月×日起启用；文中应附新印章和作废旧印章的“印模”样式，并在作废旧印模样式上打上“×”号。关于成立、合并、调整机构的通知，应写明依据、相关机构的规范化全称、新机构的办公地点、联系电话及相关内容。
7 ]" [$ g& |& `& ]+ F$ z(三)例文与点评
【例文】
' g1 y! G; a( m3 Y5 E* I国务院办公厅关于国家统计局使用
6 ^# {- z; O3 ?% F! G; C6 e中华人民共和国国家统计局名称和印章的通知

, O  g2 U( N  O0 c& x各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部门、各直属机构：
经国务院批准，国家统计局从即日起使用“中华人民共和国国家统计局”的名称和印章，原名称和印章停止使用。
* v3 L9 x8 O- o% z9 C7 {- |
  ?/ n4 W( [5 ]* Y6 S国务院办公厅
. T+ G0 }! X0 ]. [二○○一年一月四日

0 ^* ~& \! z+ k: b, [【点评】
此例文是国务院办公厅制发的批准正式启用中华人民共和国国家统计局的名称和印章的知照性通知。通知正文写明了通知的依据：“经国务院批准”；交代了知照事项：“国家统计局从即日起使用‘中华人民共和国国家统计局’的名称和印章，原名称和印章停止使用”。全文不足50字，简明扼要，知照事项清晰明白。
知照性通知写作中需要注意的问题是：
一是知照性通知的内容要符合写作要求。有的通知中没有交代依据，缺乏行文的合法性。有的知照事项不全面，如启用印章通知未交代新印章启用时间及旧印章废止时间，或不附新旧印模样式，使受文机关无法确认其印章生效的时间及真伪。有的告知事项一文多事，内容杂乱，语言罗嗦，主旨不清。
+ y2 u- H: V$ `$ \; y% ]' `- N' l二是应把握好知照性通知与公告、通告的区别，准确使用知照性通知。虽然三者都是用于传达告知周知事项，但适用范围、受文对象、事项重要程度、发文机关权限要求均不同。公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项，其宣布的事项为国内外关注的大事，在统计机关中只有国家统计局可以使用；通告是用来发布社会公众需要遵守或周知的事项，公告和通告都可向社会公开发布；知照性通知用于向有关机关传达一般性的周知或需办理事项。
1 M1 `9 L  G" E: Y$ c, c# J四、会议通知
! E2 Q- T2 {1 o4 Y2 {' I1 W(一)适用范围
7 X4 |$ E, t/ k+ W会议通知是会议发丐单位发给与会单位和人员的书面通知。通常为下行文或平行文。
(二)体式和写作要点
# d- a6 N" J, g, \5 @1.会议通知的体式采用下行文与平行文的通用格式。
. x% c2 y; w) I) [5 i( N8 w* v2.标题由“发文机关名称+召开(举办)会议名称(工作会议、培训班、座谈会、研讨会等)+通知”三要素组成。
3.正文应写明召开会议的缘由和目的、会议名称、主持或召集单位、议题和内容、起止时间、参加人员的范围和人数、会议地点、报到时间及地点、有关要求(包括报名时间，告之赴会时间及交通工具、接站安排，代表需携带的会议材料)及联系人和电话等。其结尾一般自然收束。
4.会议通知的内容要全面，要素齐全，不要遗漏。特别是会议时间、地点、参加人员及有关要求等要明确、清楚、具体。但要层次分明，文字简练，一目了然。切忌冗长、罗嗦。
3 ^' S: B/ ]/ P; z( j7 z# G(三)例文与点评
! Q6 ?3 L" L# {+ Q& {7 [【例文】略
+ A0 J  t5 V. Y+ P9 Q# k【点评】
在会议通知的写作中，常出现以下问题：有的标题只写“通知”二字，缺“发文机关”和“事由”；有的通知事项不全，缺款遗项，后又用补充通知或其它形式补救；有的会议地点、接站安排或有关要求不明确，给参加会议人员带来不便；有的内容过于具体，层次杂乱，语言罗嗦，口头语太多，文字不简练，使人费解。
任免通知
一、适用范围
( V. n( \0 m% ?5 E, Y4 A# ?# W   任免通知是任命和免去干部职务的通知。通常为下行文。
7 B) k3 R  ?- E7 W9 W) l二、体式与写作要点
(一)任免通知的体式采用下行文或平行文的通用格式。
) e6 m7 Z1 V, k% D. X(二)任免标题通常由“关于×××职务任免(任职、免职)+通知”组成，或“任命机关+任免事项+通知”三要素组成。如只有任命事项的通知，用《关于×××的任职通知》；只有免职事项的，用《关于免去×××职务的通知》；既有任命又有免职事项的，用《关于×××、×××职务任免的通知》。如果任免人员较多，则可以在第一人姓名后加“等”的表述方式。
(三)任免通知正文，一是写明任免依据及生效条件，以保证任免通知的合法性和严肃性；二是任命机关名称和被任职、免职人员的姓名、任免职务、任免时间等。任免职务应为规范化全称，任免时间要写明具体的年、月、日。同一人员的职务有任有免的，一般应先任后免。任免人员的排列应按职务级别高低为序，同级别职务的应按相关机构的规范顺序排序。任职人员如有试用期的应标明。如任免人员较多，应按任免顺序以分行并列形式分别列示任免人员的姓名、职务。任免通知一般采用自然结尾。
(四)任免通知应按规范化格式书写。要素应齐全，任免人员姓名、职务应准确无误。
三、例文与点评
【例文1】
- i" o6 d( Y; B关于李德水、朱之鑫职务任免的通知
/ d; L/ X' ]$ N. ^- z国家统计局：
. T- Y' F& @5 v: l8 b4 V国务院2003年4月10日决定，任命李德水为国家统计局局长；免去朱之鑫的国家统计局局长职务。
2 R# X$ [7 D, p# @( a
7 B$ q4 {  b9 j) X9 ^国务院
  \+ T3 ]: w" W" _$ m二○○三年四月十日
6 |5 v1 |# E9 ?
【例文2】
+ A  R0 g4 N/ X- i0 o) `国家统计局关于×××任职的通知
1 T6 q2 s9 d/ g0 n
$ I" o0 D+ O/ `% W  j各司级行政单位、在京直属事业单位：
经国家统计局党组××××年×月×日会议讨论通过，国家统计局任命×××(姓名)为××××司司长。

                                         国家统计局
二○○五年×月×日
! k4 M8 o) x: H- m6 O" X8 e* I
【点评】
例文1是国务院任免通知的常用形式。因通知既有任命又有免职事项，标题用“任免通知”，任职人员在前，免职人员在后。正文首先以“国务院××××年×月×日决定”，简述了任免机关、任免的依据及时间，之后是决定事项，按照职务一任一免顺序，依次交代了任命人员和职务、免职人员和职务。全文简洁、庄重。
7 M# D) T' l/ f: d3 M8 r: V例文2是国家统计局任免性通知中“任职通知”的规范形式。通知正文“经国家统计局党组××××年×月×日会议讨论通过”表明了任职依据；“国家统计局任命×××(姓名)为××××司司长”则写明了任命机关、任职对象和所任职务。
, g2 ]& c7 t3 G  @使用任免通知应注意以下两点：一要按照干部管理权限行文，超越职权范围的任免是无效的。如以行政机关任免通知任免党的职务，或用党的机关任免通知任免行政职务都是不妥的。
3 S! x2 n3 }/ O8 g- l9 x! s二是干部职务任免工作体现着严肃性和庄重性。任免通知的任免依据要有法定性，任免人员姓名、职务及任职时间应准确无误。特别是对任免人员姓名中的近形字和同音字要辨析清楚，以防有误，影响公文的严肃性。
2 J9 O+ ~  R1 p, b
$ _9 `+ w% O7 j2 }“两会”提案答复

5 @/ ?( x* j. |% S7 T& B9 e2 N    一、提案与提案答复的涵义
这里所说的“两会”提案，主要指人大代表建议、人大议案和政协委员提案。人大代表和政协委员都可对自己所关心的社会经济事务提出人大建议和政协提案，在每年一次的人民代表大会和政协全体会议上尤为集中。人大代表个人或联名(不到30人)所提出的议案称为“代表建议”，简称“建议”；人大代表团体或30名以上人大代表所提出的议案称为“人大议案”，简称“议案”；政协委员或委员团体所提出的议案称为“政协提案”，简称“提案”。在“两会”结束之后，这些人大建议和政协提案(以下简称“两会”提案)，都由该级人大和政协常务会根据每个提案的内容，分别要求有关部门研究、答复。
, {; K3 ~* |/ }" t- {9 ~- c提案答复是指在“两会”提案的办理中，各有关部门对“两会”提案的书面答复。其中，涉及统计工作的“两会”提案一般由统计机关办理。“两会”提案是人大代表和政协委员行使其参政议政权的重要方式之一，也是行政机关可资利用的改进和完善本部门工作的重要措施。统计部门接到有关统计工作的“两会”提案后，要思想上高度重视，作为政治任务来完成好。
! q; K) |: }- T/ D, Y& P1 T二、提案答复工作基本方式
“两会”提案的办理，一般分为三种方式：一是单独研究办理。在提案所提出的内容只涉及一个部门的工作职责时，提案由该部门独立研究办理。二是分别办理。提案所提出的内容涉及两个或两个以上部门工作职责，且内容的交互性和关联性低，则该提案由涉及的两个或两个以上部门分别单独研究办理。这种办理方式，部门间不用沟通，每个部门可就自己职责范围内的问题对提案进行答复即可。三是协同办理(或称会同办理)。提案所提出的内容涉及两个或两个以上部门工作职责、且内容的交互性和关联性比较大时，人大常委会或政协的有关工作机构依据提案内容所涉及的部门，确定一个主办单位、一个或几个协办(会办)单位。在协同办理时，协办单位应在较短的时间(一般为接到提案后一个月)内，将本单位的协办意见行文告知主办单位，主办单位在吸收协办单位的意见后，统一答复提案的代表或委员。
/ T8 p/ k, F( F5 f2 `! P* _人大建议还有一种处理方式，叫参阅，即将一些内容比较散、涉及面很广、主题不是很明确的人大建议，交由一个或几个机构参阅。
人大“议案”由人大专门委员会或内部工作机构组织办理。但由于提案内容涉及政府行政部门，因此人大专门委员会或内部工作机构一般会交送政府有关行政部门研究，提出答复意见。
, l1 p  B4 j. \. `" Q( s国家统计局办理提案的基本工作流程如下：
/ F5 A" q7 Y3 a7 W& h' J1.办公室接收“两会”提案后，认真阅读分析，初步拟定局内的主办单位及协办单位。
2 S8 d0 y' k2 I. ^/ c) _( J, n; \5 d2.与局内拟办单位沟通协调，将提案原文和拟办意见提交拟办单位征求意见，商量确定办理负责人。
3.将有关承办提案和拟办意见汇集列表，以内部签报形式报请主管局领导审批。
4.经批准，召开会议向有关单位布置提案答复工作。
5.各承办单位应在收到提案后一个月到一个半月内完成答复初稿。办公室负责提案答复的协调与督办，接收答复初稿。
3 G* A2 P. |4 A1 F. e6.答复稿经办公室和主办单位领导审核后，依照人大和政协规定的提案答复公文格式，进入发文程序报批，正式答复人大代表或政协委员。
三、提案答复的写作要求
(一)基本格式
! I6 {( h3 P$ k1 h; Z, C“两会”提案的答复格式必须严格按照人大和政协机关的要求，采用人大或政协机关确定的专用格式，其主送机关为代表(或领衔代表)或委员(或领衔委员)。
“两会”提案的答复基本格式如下：
# J. L1 T9 e4 T  X1.眉首。一般包括本机关的发文标识及发文字号。全国人大“建议”的答复格式，要求有“签发人”。
$ [2 b6 |, E1 Q* B8 S! ^! k. u按人大和政协机关的要求，提案的正式答复材料需注明办理情况分类标识，标在首页的眉头区右上角。如人大机关规定，提案所提问题已经解决或基本解决的，用“A”标明；所提问题正在解决或列入规划逐步解决的，用“B”注明；所提问题因目前条件限制或其他原因需待以后解决的，用“C”注明；所提问题留作参考的，用“D”标明。政协机关的规定与人大规定基本一样。
2.标题。提案答复的标题一般为“发文机关+事由+文种”。如《×××××关于对×届全国人大×次会议第××××号建议的答复》、《×××××关于对全国政协×届×次会议第××××号(经济计划类×××号)提案的答复》。
# J* m) v6 h4 o0 L会同有关部门协办的答复意见，可以用意见文种，也可用函。如《国家统计局办公室对全国政协×届×次会议第××××号(经济计划类×××号)提案的会办意见》、《国家统计局办公室关于对×届全国人大×次会议第××××号建议答复意见的函》。
对人大代表“议案”的答复意见，也可用意见或函。如“国家统计局关于对十届全国人大三次会议第×××号议案答复意见的函”
3.主送机关。人大建议办理意见主送该建议的人大代表(或领衔代表)，政协委员提案办理意见主送提出该提案的委员(或领衔委员)。如“×××代表”、“×××等委员”。
协办答复意见的主送机关为该提案的主办单位。
4 ~* u( C4 k5 F# l/ ?3 M; _对人大“议案”的答复意见，主送机关为议案主管部门，一般为人大专门委员会或内部工作机构，如“全国人大财经委员会”。
/ B# T& P7 k$ m4 {; E# o+ Q4.开头。答复意见的开头一般为程式化，表述形式为：“您(或你们)所提出的×××××建议(提案)收悉。经研究，风答复如下”。有协办意见的，应说明已征求协办单位的意见，如“您所提出的建议收悉。我局征求×××部、××××委的意见后，经研究，现答复如下”。
5.正文。答复意见的正文内容，包括提案所涉及事项的情况说明、对提案所涉及问题的见解及办理意见等。如暂时不能办理，应婉言说明情况。
6.结尾。一般要对提案人表示感谢，如“感谢您(你们)对统计工作的关心和支持”等答谢语。
7.附注。应注明联系单位及电话。
; S0 D8 U4 [( U) P3 z  G4 X提案答复一般需抄送同级政府办公厅(室)。有协办单位的，也应抄送协办单位。人大议案的答复意见，还应抄送同级人大办公厅(室)。
(二)写作要点
“两会”提案答复意见写作的总体要求是：要实事求是，注意政策。有一说一、有二说二，要有实际内容，意见要明确、答复要有针对性，力戒空话、套话。同时对答复意见不要就事论事，应触类旁通，必要时可对同类问题作全盘考虑作出答复。
提案答复意见写作过程中要注意以下几个环节：
7 C! u* U* u% |' d1 I" ^- b8 u一是要充分了解每一件提案的正确含义，可以通过电话、座谈、调研等方式与代表委员沟通，充分听取代表委员的意见。从而避免理解上的歧义，以提高答复的针对性，提高办理质量。
二是在正文部分，对已经办理的问题要说明情况；能够解决的问题，应明确答复可以解决；对应该解决而又一时难以落实解决措施的问题，可以先向代表实事求是地说明情况，提出可行的解决议案；对确实不能解决的问题，要充分说明原因，给予详尽的解释。
三是对不同的代表或委员提案提出的、较为集中的同质性问题，一方面要根据问题的同质性，统一考虑答复意见，另一方面要根据各个提案的不同侧重点，有针对性地提出答复意见。
& S9 s0 }& x. q  @! U% d四、例文(略)
. c8 O$ L5 r  f" K
. g5 r) a! \) ^  F函

& P  G( D0 [- Q9 Y1 h函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。函是机关、单位公务往来中比较简便灵活、使用范围广、使用频率最高的文种之一。一般多用于平行文。函大体上分为商洽函(含告知函)、问答函、批答函三类。
商洽函
' i7 ^" F/ [3 ]8 U一、适用范围
商洽函主要用于平行或不相隶属的机关间商洽工作，联系有关事宜。如商调函，联系参观学习的函，洽谈业务来往的函等。商洽函分为去函(或称来函)和与之对应的复函。商洽函的适应性和灵活性较强，但约束力、强制性较弱。
0 f! e6 b+ {5 y! c7 L0 {, o6 E各级统计机关与不相隶属的机关间商洽工作、联系有关事宜，都可用商洽函。
二、体式与写作要点
& L. |& E- h0 j# k(一)函一般应有完整的公文格式所需的各要素，眉首采用函的特定公文格式。详见本书第二章“国家统计局函”和“国家统计局办公室函”格式式样。
(二)商洽函的标题一般用三要素写法，如去函的标题写法为“×××××(发文机关)关于××××××(事由)的函”。复函的标题写法为“×××××(发文机关)关于××××××(事由)的复函”。
8 a# |1 ~3 w  f& U) R(三)商洽函的主送机关写法比较灵活，如商洽机关较多时，可用各有关机关规范化统称。有时还可以采取一文多送的形式，即同一内容的函，可分别填写不同的主送机关。
(四)商洽函的去函正文一般由引语、商洽事项、结尾三部分组成。去函正文的开头通常在引语中简述去函的根据、事由或目的，事项部分阐述需要商洽或联系的主要事宜，如果商洽的事项很简单，可与引言合为一段，即为篇章合一式。如商洽事项内容较多可分条列项叙述。结尾可用类似“以上妥否请函复”等结语。为方便工作联系，去函应在正文之后注明联系人和联系电话。
(五)商洽函的复函正文基本与批复正文相似，一般由引语、答复事项两部分组成。引语首先引述来函的标题和发文字号，后以过渡语“经研究，现函复如下”承上启下。答复事项可针对来函商洽事项予以答复，即表示同意或不同意，不同意的原因，或对来函事项提出修正、补充意见等。
(六)函一般内容单一，篇幅短小精悍，写法比较灵活，语言简洁明了，主要是将商洽和答复的事项说明白就可以了。在写法上，要开门见山，直叙其事，措词得体，语气谦和。少用指示性语言，多点商量口气，去函和复函双方要体现平等，以礼相待。
三、例文与点评(略)

! F& ]2 m& z# Z$ y" ]7 L问答函
2 b3 p7 R8 {4 Q2 n- L& m$ X" z
一、适用范围
问答函主要用于不相隶属机关之间询问、答复有关问题。问答函分为询问函(即去函)和与之对应的答复函(即复函)。
( s& u7 ~& E$ C$ J询问函是向主送询问有关问题或简述某一涉及对方机关权限范围内有关事项的处理意见，需对方给予书面答复时使用的函。答复函则是被询问机关给询问机关的回复函，以答复对方来文所询问的问题和事项。
告知类函也包括在问答函中，即告知与对方有关的一些事项，如告知本单位通讯地址变更、电话变更等事项的函。
各级统计机关都可使用问答函与不相隶属机关询问、答复有关问题。
二、体式和写作要点
问答函的体式和写作要求与商洽函基本一样，其不同之处是，对征询意见的复函，既可以用“函”答复，也可以用“意见”回复。即如果询问函涉及的问题比较重要且比较复杂，回答机关可用“意见”来陈述对问题的见解和处理办法。
三、例文与点评(略)
5 o( b3 O/ i0 e
- u; c& r! W( s% |( x7 ?. P4 x9 K+ L批答函

. s* v+ |8 D" d一、适用范围
批答函用于不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项。批答函的求批机关一般为有关业务的主管部门。批答函包括求批函和与之对应的审批函。
! E& b8 j+ j2 o+ p. J0 Y  s各级统计部门与不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项，都可以采用批答函。
% y  E1 U  }* U二、体式和写要点
(一)批答函的体式要求与商洽函和问答函基本相同。
(二)批答函的求答函的写法与请求批准具体事项的请示相类似，要求一事一函，结尾一般以“请批准”、“请予审批”等惯用语提出行文要求。
& E7 u$ k. Z' X& _  r(三)批答函的答复函的写法与批复相类似，批答机关对求批事项一般要有明确意见，如不能批准，应阐明原因和理由。结语一般使用“特此批复”等类惯用语结束全文。
三、例文与点评(略)

会议纪要
3 h- t" _! e1 a, b2 d+ e. c. V+ C  V+ X! ?
3 B; \' S6 j- E& o% M2 e! Q6 O# b会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项，其适用范围只与会议有关。它的主要作用是沟通情况，交流经验，统一认识，指导工作。会议纪要原作为内部文件使用，1987年以后，才列为行政机关正式文种。会议纪要使用广泛，既可上报，又可下发，也可平行使用，所以兼有上行、下行和平行文的特征，各级机关包括各级统计机关都可以使用。会议纪要具有纪实性、指导性、备查性。会议纪要一般可以分为：议决型会议纪要、情况型会议纪要和消息型会议纪要等。但有的会议纪要内容既有会议情况，又有议决事项，同时兼有议决型和情况型会议纪要的特征。
议决型会议纪要
一、适用范围
  _# A" T$ I1 R/ {5 }议决型会议纪要，用以记载和传达会议的议定和决定事项。这类纪要带有政策性，具有指导意义。它是根据会议的讨论和议决事项，加以概括而写成的。这种会议要适用于工作会议、专业会议，及各级机关常务会议、办公会议等。
二、体式与写作要点
  }" z' ?: ]; p0 d6 v6 ?(一)议决型会议纪要体式采用特定的公文格式，与其他公文不同的是：眉首由发文机关和文种标识(如“××××××会议纪要”)、发文序号组成，不使用主送单位、发文机关和成文时间，不盖公章，正文后面加“主持人”、“出席人”、“列席人”和“请假”栏。国家统计局使用的会议纪要，如《国家统计局办公会议纪要》等就是这种体式。
(二)会议纪要的标题写法。由于会议名称和文种在眉首已有标识，标题只书写事由，即一般以会议议题作标题。作为通用公文印发的会议纪要的标题，可由事由和文种构成，如《×××××会议纪要》。
) H: K: g" d, }$ p5 D/ ]' ?2 B(三)议决型会议纪要的正文由导言、主体和结尾三部分组成。
导言即会议纪要的开头部分。一般是概述会议的基本情况，包括会议名称、时间、地点、主持人、参加人员、主要议题、对会议的评价等。导言不能写得过长，要简明扼要，让人们读后对会议有个总体的了解。导言末尾一般用“会议纪要如下”、“会议确定事项如下”等过渡语句，转入主体部分。
正文主体是会议纪要的核心部分，通常根据会议的中心议题，按议决事项重要程度和主次，以说明性文字概括传述会议作出的决定、工作部署和安排等。写法一般有三种：一是条项式，就是分条列项表述会议议定的事项，使之条理清楚，一目了然。二是结论式，就是对会议一般情况简洁明快一笔带过，对会议议决事项常以结论语气引出，如“会议认为”、“会议提出”、“会议强调”、“会议决定”、“会议同意”、“会议通过”等。这种写法多用于部署工作的会议纪要。
(四)结束语。会议纪要的结尾通常提出对贯彻执行会议精神的要求或希望和号召，或与会者表示的决心等收束全文。有些会议纪要正文写完之后自然结束。
(五)写作会议纪要。首先要全面准确领会会议的主要精神。写作者要清楚会议的主要议题和会议议决的事项，阅读会议的主体文件和材料，特别是领导同志的报告和总结材料，这是写好会议纪要的前提。
6 B5 k$ b3 e8 O+ K3 }(六)会议纪要要抓住要点，突出会议主题。会议纪要虽然是会议情况和议决事项的记载，但不能面面俱到，照搬会议记录，而应该围绕会议主题，抓住要点，突出重点，把会议的主要情况简明扼要地反映出来，把会议议定的事项一一传述清楚。
(七)会议纪要要重点反映会议统一认识的的结论性意见和议决事项，不能把会议未统一的意见和未议决事项写入会议纪要中。要将会议主持人的主体报告或总结讲话精神体现在会议纪要的议决事项上。
(八)会议纪要的文字要简洁明快。写作会议纪要对会议内容和决定事项进行概括，在语言表达上，要突出一个“精”字，尽可能简短明白，切忌长篇大论；在层次结构和段落安排上，要条理清楚，篇幅一般不宜过长。
# H; w: {6 O. d, X' K三、例文与点评
' T  o) d9 X) [$ S. j+ g3 r【例文】
5 R4 i8 ~' o5 {5 ?6 Q/ [* f' \关于听取国家统计局工作汇报的会议纪要
4 ^8 f, @( Y1 E% f# |) f$ m(一九九八年六月六日)
0 E# M( @- y, t1 ]" p6 \
+ _: L# p! b3 S+ c4 F4 ?% ^( Y5月9日上午，国务院副总理温家宝主持会议，听取国家统计局工作汇报。国务院副秘书长马凯以及国家发展计划委、国家经贸委、中编办有关负责同志参加了会议。国家统计局局长刘洪作了汇报。
会议认为，在发展社会主义市场经济的条件下，统计具有特别重要的地位，应当予以加强。改革和发展的新形势要求统计做到“科学、准确、及时、全面”，首先要确保数据的真实。达到这要求，一要建立完备、科学的统计制度；二要加快统计技术手段的现代化；三要坚持实事求是，反对弄虚作假。
& T' j1 h3 G/ }1 s6 m7 v会议指出，多年来，国家统计局为党中央、国务院进行科学决策和宏观调控提供了大量可靠的信息和许多重要的咨询意见，取得了很大成绩。作为全国统计工作和国民经济核算工作的主管部门及《统计法》的行政执法部门，国家统计局今后要继续履行国家赋予的职责，进一步加强统计队伍建设，提高统计质量和服务水平，努力为党中央、国务院服务，为部门尤其是综合部门服务，为全社会服务。今年的宏观调控至关重要，要加强对经济动态的分析，准确把握经济运行趋势，特别要加强对农业、工业、金融、财政、外贸等方面的统计分析与预测，为实现中央确定的经济发展目标做好服务工作。
会议经过研究，议定以下意见：
一、同意召开全国宣传贯彻《中共中央办公厅、国务院办公厅关于坚决反对和制止在统计上弄虚作假的通知》电视电话会议。请国家统计局商有关部门按程序履行报批手续。
' V1 v3 _* y5 x8 D) d二、原则同意国家统计局提出的统计制度方法改革的意见。统计制度方法改革要经过周密、慎重的研究，并事先征求国务院有关部门尤其是综合部门的意见，重大问题要报国务院批准。
- D# }. r/ x0 t7 G/ L7 m8 h三(略)
/ i4 P# e$ u' A% {7 R四(略)
2 n1 f% y! U& v8 W9 I8 I出席(名单略)

【点评】
/ C: E& p; q+ r; L& M* _2 q例文为议决型会议纪要，记载了国务院副总理温家宝同志听取国家统计局工作汇报的情况。会议纪要开头部分，概述了会议的基本会议，简明扼要。会议纪要的核心部分围绕会议的中心议题，对会议一般情况简要概括，对会议的议决事项以“会议经过研究，议定以下意见”引出。
议决型会议纪要在统计机关使用比较普遍，在使用时要注意以下几点：
" ]; w: l6 W; r  q% G: G9 l一是议决型会议纪要决定的事项有着指导性和约束力。因此其决定事项讲究政策性、可操作性，对决定事项的表述要准确、明白。
二是目前统计机关的会议纪要主要作为机关内部的下行文使用，按照会议纪要的适用范围，会议纪要可以上呈、下发或平行使用。上呈、下发或平行印发的会议纪要，应是重要会议情况或会议议决的重要事项，不可滥用。会议纪要报送上级机关时，一般以报告将会议纪要一并报上。
三是注意会议纪要与会议记录和会议简报的区别。纪要不同于记录，“纪”具有理出头绪、整理纲要的意思。会议纪要是以会议记录为基础和依据，但它是对会议的全面情况和议决事项进行分析、归纳、整理，所形成的记载议决事项的文件；会议记录则是忠实地记录每个人发言的原始材料，只是整理会议纪要的基础和会议讨论意见的记载和备考，写作会议纪要时不能照搬会议记录。同时，会议纪要也不同于会议简报，会议简报只是反映会议某个阶段或某个方面的情况，会议纪要则要全面反映会议情况、主要精神和议决事项；一次会议可以编发多项简报，但只能产生一份会议纪要。因此，要防止将会议纪要与会议记录和会议简报相混淆。
% l5 Q5 o0 Z9 S5 _9 m
* J% ]( }" B9 C$ H  i2 h) l情况型会议纪要
2 q4 B: ], M: L. @    一、适用范围
+ F7 m) x7 J) }) C2 H  [# O' s情况型会议纪要，用以全面概括会议的议程、议题、讨论情况、讨论结果和会议精神。这种纪要多适用于各种座谈会、经验交流会和各类学术会议。
二、体式与写作要点
$ |6 J) g& l- r$ C3 Y(一)情况型会议纪要在体式结构上与议决型会议纪要的通用格式相同，只是在正文内容结构上有所不同。
, p" C  @- S4 w5 _(二)导言即会议纪要的开头部分，主要简述会议的概况，包括时间、地点、主持人、参加人员、议程、议题、对会议的评价等，简明扼要，上人们对会议有个总体的了解。导言末尾一般用“会议的主要情况如下”、“会议提出的主要问题及其意见如下”等过渡语句，转入主体部分。
(三)正文主体部分，重点阐述会议对有关议题的讨论情况和结果，或会议提出的主要问题以及解决办法，以及会议的主要精神等。主体部分的写法一般有两种：一是综合式，就是对会议的内容和主要精神进行综合、概括，归类分为若干个部分，就是把会议的内容，进行综合概括，分成若干个部分。这是大型会议纪要的比较普遍的写法。它有利于突出主要内容，分清主次。二是摘录式。就是把与会者的具有典型性、代表性的发言要点摘录出来，按发言顺序或内容分类摘录发言要点，摘录时要尽量保留发言内容的精华和谈话的风格，避免一般化和千篇一律(摘记发言人的第一次发言时，通常要在其姓名后注明单位、职务)。
(四)纪要结尾通常提出希望和号召，或具有一定号召力的语言与会者表示的决心等收束全文。有些会议纪要正文与完之后自然结束。
消息型会议纪要
6 k# a8 I  w9 C& M0 n一、适用范围
+ w2 R' P) g4 \: h6 p- [& W消息型会议纪要，用以发布会议成果。这是一种带有新闻报道性质的纪要。纪要的内容是记载和传达会议概况、会议内容、主要议题、议决情况、会议成果以及会议中提出的一些问题或建议等。这种纪要多适用于学术性、协商性会议。
二、体式与写作要点
(一)消息型会议纪要在结构格式上与议决型、情况型会议纪要基本相似。主要在纪要标题和正文写作方法上有些差异。
7 Q( f' N( g: E(二)有的消息型会议纪要需要对外报道，其标题可以由会议名称和文种组成，也可由正标题和副标题构成，其正标题反映会议的主要精神和内容，副标题写会议名称和文种，如《探讨新时期文学的发展—中国当代文学研究会第二次学术讨论会纪要》。
(三)在纪要正文的写作方法上，消息型会议纪要常用新闻报道式写法。这种写法类似于新闻写作中消息的写法，只要把会议内容、主要议题、会议成果，以及会议提出的一些问题或建议等内容依次写出即可。这种写法的特点是简明扼要，明白清楚，具有新闻性。
8 i0 z: y* c2 t9 V

8 b6 |4 o( G" H* r! r; T0 E公文用纸主要技术指标
* x' y: }3 \- b
公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2-80 g/m2 的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%-90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%,pH值为7.5-9.5。
- u! v: k: G- p+ q6 S2 U0 x公文用纸幅面及版面尺寸
公文用纸幅面尺寸
1 q* P; |" ]9 N# G" Q公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸,其成品幅面尺寸为:210mm×297mm,尺寸的允许偏差见GB/T148.
公文页边与版心尺寸
公文用纸天头(上白边)为:37mm±1mm
' I; u' f8 \) {- W0 o公文用纸订口(左白边)为:28mm±1mm
, f( n! d6 ^% D- U4 s# e版心尺寸为:156mm×225mm(不含页码)
公文中图文的颜色
* ^  y5 E; Z9 R7 @; p* A未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色.
7 t9 \. @; t% W- Y! m排版规格与印刷装订要求
# s* \5 Z& Z) e" Y! u排版规格
正文用3号仿宋字,文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字,一般每面排22行,每行排28个字.
# b# I4 m8 }# A* h- O2 _0 K3 ]制版要求
版面干净无底灰,字迹清楚无断划,尺寸标准,版心不斜,误差不超过1mm.
6 @7 ]1 [+ Z9 J& U" @& g印刷要求
双面印刷;页码套正,两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100%,红色油墨应达到色谱所标Y80%，M80%。
- S, d; O- ?4 a7 H0 D印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。
装订要求
公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm;无坏钉，漏钉、重钉、钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90° ，无毛茬或缺损。
% w: q5 k2 L' N8 x  d: I
公文中各要素标识规则
- \3 [& @5 F. [, S( R) s7 r$ H! J) L本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。
. M5 Y  g, E& S$ g6 g眉首：
7 |4 ~, B" A) g公文份数序号
+ Y# ~* E0 P! y$ k公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。
8 |# }8 o! I3 P2 x% i秘密等级和保密期限
如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
( U& ?9 ~# x6 r* s& m0 m紧急程度
7 `0 |/ S# V( C9 D如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
. T, r8 p1 q1 r2 P5 D4 a发文机关标识
由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm.对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。如需标识秘密等级和保密期限以及紧急程度，见图3。
- |/ `& y. ~+ R; `9 r发文机关标识推荐使用小标宋体，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm×15mm（高×宽）。
" Y$ v  P& ]7 A; Y3 {联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。
' u6 P9 V" W9 c. Z' d3 j4 F( O9 `发文字号
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成，发文机关标识下空2行，用3号字仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。
发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。
签发人
　　上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋字体，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使用红色反线与之的距离为4mm。
主体：
- ^+ R$ _( W$ L/ A4 b9 L公文标题
红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
主送机关
6 d' ?2 Q2 a! w% r- S; E7 v标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。
! q1 U; W3 t) c& x公文正文
主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。
附件
公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1.×××××”)；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件(或带序号)。
成文日期
用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”；成文日期的标识位置见( )。
公文生效标识
# d6 Q- h8 |* x/ W" f7 |! n单一发文印章
: G: ]* u' t6 v) t6 |( @) x单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文2mm-4mm，端正、居中下压成文日期，印章用红公。
9 M+ E1 m# Q8 w( W2 s当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；
2 j6 Z- z* Z: S当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。
联合行文印章
( e3 N, H! ?" d, T9 @1 }2 ]. @当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章之间不相交或相切，相距不超过3mm。
. q% ?8 j7 a, ^9 q6 C! X4 r9 B0 |当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标识成文日期。
特殊情况说明
! C( b6 g0 S4 }) e1 P5 f当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
- A: @% b& W) S3 P附注
* z$ {' A4 I0 b5 w0 G公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。
版记：
主题词
“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。
抄送机关
+ r" s- x' p/ U6 H! b公文如有抄送机关，在主题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋它标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后1个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。
印发机关和印发日期
2 Z) Z# r8 E. H& B6 W6 L位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
# A8 h9 x- s! Q! d% q; C& y: t# f- s+ x2 ]- n版记中的反线
版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。
! I8 ^! v: y2 C* v/ l版记的位置
版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。
& |( j, V7 S% N$ S% h' X) E# |页码
用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下1行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。
- m5 I* k% d% d  Y公文中表格
公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
0 m+ U$ W2 R# R3 Q- _/ S& N公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四(可放分送，不放页码)就为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页(封四)上。
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公文的特定格式
! m, ~0 l+ f% }0 i1 n% y% H信函式格式
发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细)，距下页边20mm处为一条文武线(上细下粗)，两条线长均为170mm。每行居中排28个字。首页不显示页码。发文机关名称及双线均印红色。发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。发文字号下空1行标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下1行版心左边顶格标识。两线之间其它要素的标识方法从本标准相应要素说明。
& S- e0 O3 c# D; E, U) I4 ^命令格式
* H3 _( ]- o6 R  z7 X( I& j命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标识令号；令号下空2行标识正文；正文下1行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下空1行右空2字标识成文日期。其他要素从本标准相关要素说明。
会议纪要格式
会议纪要标识由“×××××会议纪要”组成。其标识位置同(发文机关标识)，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素从本标准相关要素说明。

非常好，下载回去学习。

{:soso__15449719162913238312_2:} 谢谢提供材料，

{:soso_e100:} 不错哦

      需要学习的太多了！

附图在哪里看？哪里下载？

好东东多　　　　　　　　　　

很好，留下好好学习一下。