第三专题& X3 h) y. ?9 ^3 p
- Z1 B6 S6 C! ^" [加强办公室建设与管理
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7 v/ K7 ]- y& v2 B7 b" ]' x8 L一、办公室人员岗位认知与基本职责
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% o/ t2 e# J2 |. A+ q* {9 p! k二、加强办公室建设
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三、办公室办会工作基本规范& n' J. F& U; g8 V, [! r
# W5 t. h4 X# f1 E" J四、加强办公室的日常管理. X5 K+ f3 ^# u! k
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一、办公室人员岗位认知与基本职责6 v @) R: x! {+ Y$ M/ q3 X
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（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
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联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
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7 M9 u2 }" ^- S! T) S9 c5 B职能定位：
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行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责' O5 ~3 z* f$ I2 d6 [+ I" W1 X
; L1 v' b. {& L7 P# K& L1 i（二）办公室工作内容与特点工作内容：: u$ U% v8 ^+ x( |4 d
! y/ }! c3 \4 ]6 J3 \按性质分：5 q* Z# e! Y0 O9 H1 q: ]
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程序性工作；智囊性工作；临时性工作。8 t; N% E+ C- W( g' }3 O
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按内容分：
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办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：0 t. }0 p5 u0 V$ n% f) r4 E
' ], |4 S% G$ _5 n8 O综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责（8 @* [; w7 ^5 z
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三）办公室人员角色定位# j# |9 H- J) V4 z
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办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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' b, t" E. \# L6 A J8 |- j- M& j（四）办公室工作对人员的要求2 J# B5 w4 s1 z3 r$ V# O
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2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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一、要讲事业心和责任感；* _, I- S7 a$ D+ c0 ?3 n0 ]: ^
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二、要认真细致；
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三、要讲究程序(不要打乱仗)；
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四、要讲工作效率。$ @, K5 _$ a: ?+ B
5 r- a9 s9 T# G9 E$ |（四）办公室工作对人员的要求
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1、思想素养( b% B# ~2 D( }
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热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
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( D& N4 S* D) ~" I" a( K9 h政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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5 J) H! Y0 l8 I# F. k责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
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8 I% j ?5 f; B4 ^: v$ v! ?踏实肯干。舍得为工作投入。/ c. s+ p' y) H K0 e
* Y* S7 h0 A1 G: m* I; A（四）办公室工作对人员的要求; F! A0 W5 M# ]5 |+ m0 ~
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2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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, a/ @/ Q0 U$ I( I调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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思维能力。善于思考问题，抓住关键。
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7 m0 J: |2 n8 y: p0 p- L! T表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。8 j# e7 P- e+ Y8 E
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3、心理素养: ?& x8 A1 G4 E1 p! \- a
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心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。) W% w. N4 l0 O+ O" u: k
4 b( Y% L1 I8 Z8 b2 b8 ?; d调控力(控制情绪的能力)。( v/ J" |' _1 g* Z3 H2 N
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意志力。% U7 u/ U* J$ i9 G1 o6 Q% _
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（四）办公室工作对人员的要求
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( \( N- j* O8 J" _4、角色意识
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做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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全局意识
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责任意识3 i8 y7 K: d; }5 `
: _- C# A9 s4 m/ }创新意识+ q5 M# W8 ], C+ A; h8 k
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奉献意识# x1 W7 h$ Z- Y1 q
/ Q( D7 A3 I+ a: p, {信息意识
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程序意识3 c, L4 O- z2 H) G
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学习意识
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（五）领导对办公室人员的期待6 _1 w9 r+ C9 {! P% W# Y# O
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领导测评办公室人员的20道题目( [+ @5 e! v" J
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1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?* k% w+ e# E( [! B* B' W
/ J6 c( k- H$ f5 ?- N4 `; V他是否了解你的目标和意向?
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他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?6 q2 F8 h, P/ G7 I3 ~' m! c
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2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?; @ I$ R: n( D7 ]% d# F* f
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3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?" d; ^ `5 E2 k) |
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他是否很会安排时间?, \# L B% {8 @. M, z5 [
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4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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领导测评办公室人员的20道题目# ~6 C: w# l" ~1 U& m2 i
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5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?4 L6 N; r/ ]! f
6 { j5 Z& M% S( i2 N) N9 A- e- m能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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+ X& s8 D( I7 `6 W- j$ Q. d! E6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?5 w, U* L9 Q6 Z# K l7 F
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能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
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能否制订新的工作制度或工作程序?! \( i4 D0 O% D) V/ k- K
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他的工作有条理吗?7 \7 a4 T2 S3 w1 _* r
$ N% ]8 d% T3 V6 Q2 H# A7．他是一个机智的人吗?
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" }# N4 x( I5 z( @能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?2 ^$ b! t9 J& m' {- N9 b0 r0 I
' D. |- A+ g6 f/ H8．他能否提高文件运转效率?
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能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
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能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?8 j: j$ ]2 [, d6 W8 z) Z
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领导测评办公室人员的20道题目
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/ n( S! b- E7 }5 _5 {9 R/ }& ]8 E9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
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10．他在危急关头是否沉着冷静?
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当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?) Q3 J8 L" A! ?9 u' C
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11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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& y7 j4 s ]/ l, s: }4 c" _你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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12．他是否有较广的阅读面和知识面?9 Y; L. V+ Y3 N3 e+ k6 I) ?$ G
l7 B: ]. y1 u. J( O) ~% y3 C是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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领导测评办公室人员的20道题目
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13．他是否成为本单位有价值的信息来源?$ ?1 f9 E9 d/ j) k: G* x
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而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?1 ~8 ?6 b; D3 y% X6 o
" w7 L* o' m6 t( Q14．他是否有个人学习计划?
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是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
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3 V, U1 L3 q8 }# N3 j. t. [) e是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
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: Q( r2 c) S) S4 g( m, y7 |15．他语言表达是否清晰?! G% w; }. \5 F+ f
. B, C& d* Y; W能否以书面或口头方式简要汇报情况?0 b8 {# @& K, x3 \& v9 J2 k; v4 _
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能否准确地传达你的指示?% t+ S2 w3 A; |/ |% h6 p( x* x0 ~
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能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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" y( P, V4 i" p$ P. ]; R16．他是否按时完成每天的工作?
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$ S; Y, f' }' K是否根据需要自愿在休息时间加班?
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1 o1 a. }/ U4 H' [/ }) G' w领导测评办公室人员的20道题目
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+ \! A# ]! F7 a, U6 W Y17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?+ D( Q+ k5 B9 M) P, ?: U0 q
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18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
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19．在调研工作中他是否称职?& v) x! P k3 d0 K3 f6 C% \
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能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
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20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?, W& v: s, z6 h! c( s2 g& s9 s
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启示……2 w+ v: B4 K h" z: z
1 o& G; L- E. {二、加强办公室建设8 \/ A) J6 N5 Q
# K, ~2 _0 X; V( ]# S' P3 Z! t（一）办公室建设方向
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1、不断优化硬件和工作环境
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2、积极推进建章立制工作6 [ ^% Z8 R7 `3 J9 P
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3、努力营造和谐人文氛围
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4、大力倡导团队精神
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4 b1 {, p# w: Y0 l; B; q) e' y（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
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良好的礼仪形象
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良好的电话形象
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8 s( U0 y) W* g5 [' m4 J a0 z8 R良好的文字形象
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良好的语言形象& V$ K+ M+ P- @2 t, Q T
5 K' g: }1 K8 N1 R+ s6 b
二、加强办公室建设
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, ?7 ?2 n t0 Z% A（三）人人争作办公室受欢迎的人员* w. {5 d) w( q
8 Q: f2 W: ]$ q/ U& v. h2 x1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；& U( @. G, o) N* B+ P$ b
4 `" B. t9 G) K: B: @6 {2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
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* @3 \" C ~$ C1 a" ^3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；2 x0 l7 L" J A
8 w6 x* ^. M5 l' Y9 T" n
4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
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5、随时让同事知道你对他的感激；- X! w' s9 p. T& p3 N
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6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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8、不居功自傲，有容人雅量。
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三、办公室办会工作基本规范: A$ ~+ k8 z: k, f
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（一）会议服务的基本内容会前准备工作, `* U" |3 x6 H% A$ f' ^
3 Y& Z3 k0 C, a0 c% ]( Q e1、设立会议承办部门和服务机构
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2、协助领导确定会议目标和议题6 [7 _ X% ^; a: x8 w7 z& j
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（1）确定会议目标* Y( N9 F6 a0 l% V! h4 U
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（2）拟订会议议题# g* U, t" N7 W r) h. R
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3、拟订会议财务预算和会议方案
( L+ j- _$ P' J$ V
) Q/ H/ x# A9 e, M0 ~（1）拟订会议财务预算
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（2）拟定办会方案
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8 Q$ e+ E) W* n% ]; g" D/ `+ i（一）会议服务的基本内容" f: n& P5 q( K: I
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会前准备工作- w _# f) W5 b5 q4 A! U1 o, J/ N
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4、确定会议的议程、日程和程序
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% c- I/ l1 }" k5 A2 y' w6 c5、分工撰写会议文件
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* Z6 ]3 V) H4 I; u6、确定与会人员名单以及会议编组方案( }! A; T# D3 S1 g6 N
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7、会场的布置工作
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衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
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主讲：姬瑞环
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