邀请书的概念与结构

1、邀请书概念
　　邀请书又叫请柬或请帖，是为了增进友谊、发展业务，邀请客人参加各种活动的信函。商务邀请书一般由主办方发出，邀请对方出席正式的商务庆典、商务联谊等重要活动。有些参观、访问、比赛、交流、会面、协商等活动，也会使用邀请书，作出正式的邀请。

　　2、邀请书的结构

　　邀请书的结构一般由五部分组成：标题、称谓、正文、结尾和落款。

% @  T, W& N. A& |, E　　(1)标题

% ?3 @% `' ^) [- o9 k　　第一行写标题“邀请书”三字，并要居中。
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1 z% m/ D+ A, n　　(2)称谓

　　换行定格写被邀请者姓名或单位名称。

( I) a  v2 \% ~6 d( Q4 t　　(3)正文

( N* T+ V7 d& M& n: X- B4 n　　这部分要写清楚邀请的事由、时间、地点，以及有关要求或注意事项。如是向单位发出邀请，还需写明被邀对象和人数。

　　正文应特别注明的内容：

  ~' U1 q' N: ^4 l* {# e# e　　附券：如有参观、文艺活动，或有礼品赠送，应附上入场券，或者领取礼品的赠券。
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! q. A: r1 Q( z! L# B　　宴请：如有宴请，应写明“敬备菲酌”、“沏茗候教”等字样，并注明“席设”何处，以及入座时间。

$ y0 o* I, t, o* e* L6 c　　特别提示：如有特殊的着装要求也应该在正文注明。如需乘车乘船，应交代路线及有无专人接站等。
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　　(4)结尾

　　结尾处要表示希望接受邀请、欢迎前来的诚意，一般用 “欢迎指导”、“敬请光临”、“恭请莅临”、“请届时光临指导“等表示对呗邀请方的恭敬和礼貌。
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& K  H' M- c& w　　(5)落款
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　　在正文右下方写邀请单位或个人的名称。单位要加盖公章，个人只需署名。署名之下一行写发出邀请的具体年、月、日。

1 ]* V# f# X6 Q& Y5 E　　3、发信时间

　　通常，它应当至少在一周之前到达对方手中，一边对方有所准备。“临阵磨枪”，打对方一个措手不及，不仅给对方以逼人就范的感觉，而且也是非常不尊重对方的。
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　　4、实例示析：（学校庆典活动的邀请书）
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　　邀请书

　　××大学校长：
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% y# |& v' Q! F* \# U　　    今年是我校建校40周年。兹定于×月×日上午十时，在我校大礼堂举行校庆庆典。
. A# S( u# D  j& r, L$ N; s% Z
6 Y, h: ^  Y$ o8 h7 T5 S　　敬请光临
* \+ O, Z9 u. l  b+ Z4 ?% f
. M5 Z. r1 f) H　　                                                 ××学校40周年校庆筹备组
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1 x: u' g) u$ q7 c2 z5 V　　                                                              ×年×月×日

* g( d/ t2 G+ R% M5 Z) v　　5、对邀请的回复

　　对邀请方的邀请是否应邀的回复。接到对方的邀请后，无论接受与否，出于礼貌，都必须及时答复。通常，应当在接到邀约之后三日之内回复，而且回得越早越好。答复以函件——答复信的形式发出。答复信要简洁，无论是否应邀，语言都应十分热情。一般用第一人称，且必须签名。

　　基本内容包括:
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　　（1）感谢对方的邀请。

　　（2）愉快地接受对方的邀请或婉言谢绝对方的邀请。

( e1 A7 N. p9 D( ^+ |- _6 T　　（3）表达期待赴邀的心情或解释一下不能应邀的理由。
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　　如：
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1 J! A; d9 T0 g. j. n1 d　　答复函

* Q. J9 N. {- k9 F0 q# w　　××先生夫妇:

# |% ^" c0 a0 R, ]　　    非常感谢你们的邀请，我将于16日准时前往。我盼望和你们见面。
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　　此致

) g% W8 U; }+ A2 F/ K/ L8 c* |　　                               敬礼

　　                                                       ×××
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1 w  a$ K6 q$ a　　                                                    ×年×月×日