怎样当好办公室秘书工作

        根据办公室秘书工作的多年实践经验，我认为要做到“六个要和六个善于”，共六个要是：
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8 v8 Q' K( q) \& _      一是要眼观六路、耳听八方。就是要能多方面授集情况，观察问题，做到眼明，耳朵尖，才能为领导决策时提供情况；二是要多动脑、勤动手。要起草报告、讲话，要总结经验、抓好典型必须多开动脑筋、必须勤动，一份耕耘、一份收获；三是要嗅觉灵，鼻子尖。就是要有政治敏感情，能分清是非、分清荣辱、分清事物的性质，要能明辨方向，就是要有全局意识，中心意识和责任意识；四是要腿多跑、嘴多问，就是要下  去，到基层调查研究，多向群众请教，更好地贴近基层，贴近实际，贴近青少年；五要肚量大、形象好。关工委办公室秘书工作事情繁杂，头绪多，接触面广，难免有些寺方一时考虑不到，或顾此失彼，有时会受到领导的批评和外界的意见，我们要沉得住气，要能经得起批评，把批评和意见作为动力，肚量要大，不能气量小。关工委办公室的同志还要严格要求自己，关工委办公室的秘书要同外界打并道，往往是代表关工委的形象，一定要讲礼仪，以礼待人。对来人要有三声和六个一。三声是迎接声、笑话声、送别声；六个一：一张笑脸相迎，一声  你问好，一张椅子让坐，一杯热荣解渴，一腔热情办事，一片诚心敬老。六要心细，能吃苦。办公室的工作头绪繁多，无论是秘书长、办公室主任还是秘书都要心细，能做细致的工作。无论是会务安排，还是后勤服务，无论是起草文件还是文字校对都要认真细致。如校对来讲，有时粗心大意，造成差错，就要重新打印或是加以涂改，既浪费了钱又浪费了好多的时间。办公室的秘书工作是很辛苦的工作，起草文件，要起早带晚，要放弃休息日加班加点，有时会务安排，都要提前做好，要领导不到我先到，看看会场有没有要排好。当秘书的要有一种不怕吃苦，磨炼意志。秘书工作又是默默无闻的工作，要耐得住寂寞，而且关工委还有的是退下来的老同志是发挥余热的，要有只讲奉献，不求索取，只讲服务，不讲报酬的精神，这就还要耐得住清贫。有了这种精神就能进一步增强做好关心下一代工作的责任感和使命感。

      作为关工委办公室的秘书，特别是关工委办公室主任的关工委的秘书长来讲还要做到“六个善于”：
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       一是要善于学习和思考。要做好关工委秘书长工作，不仅要勤于学习和思考，而且还要善于学习和思考。也就是作为秘书长不仅要向书本学习，还要向社会学习，向善有专长的同志学习，向上下左右方方面面学习。这里就有四个善于学习和思考的问题。孔子讲学而不思则勿，思而不学则殆。这就辩证地论述了学和思的关系。也就是说，不仅学学而已，而是要进行结合工作实际的认真思考。对于学习的重要性这是不善而喻的。关工委要围绕党委中心开展工作，这是做好关心下一代工作的基本原则，作为关工委的办事机构的工作人员，就必须认真以邓小平理论和“三个代表”重要思想，认真学习党中央关于政治、经济、文化和社会建设的重要文件，还要学习党中央关于加强未成年人思想道德建设的文件，这样才能围绕党委中心为领导上献计献策，当参谋和助手，使关工委的工作做到有为有位，只有勤于学习和善于学习，才能更好地指导文件的起草工作。关工委办公室要起草总结和意见，要撰写报告和讲话，往往要进行集体讨论，作为秘书长除了要认真听取领导的意见和办公室同志的发言外，要能归纳提炼出文章的思路和观点，这就要靠平时的善于学习和思考，善于把上头的精神和下面的情况结合起来。如2005年市关工委召开推广《南通大学》、《谈心屋》的经验，这是在新形势下思想政治工作的几种好的形式是  创造很值得推广。当时关工委领导要我牵头起草领导讲话，由于过去我在市关工委干部培训班上对中央做好思想政治工作的17号文件作过辅导发言，又认真学习了中央8号文件和中央16号文件即《中共中央国务院关于加强和改进大学生思想政治工作的意见》对思想道德建设指导思想、基本原则、方针政策和重要任务有了一定的认识和理解和同志们很快地起草了并关工委领导的讲话，充分论述《谈心屋》在对大学生思想政治教育的作用，并对今后如何进一步开展这项活动提供了要求。关工委领导上看了比较满意，达到领导上要求。又如2005年12月18日在市关工委在海门市召开三结合教育经验交流会会上要作典型经验交流，其中有几篇是通州市新坝初中的经验，这是一个老的典型，过去我们总结概括的四个延伸的经验，这个典型是指示校内教育如何向村镇延伸的经验很好。但这项如何有新的角度来进行总结呢？在此期间，教育部关工委在南京召开了会议，我认真学习了教育部关工委会议上领导的讲话，经过思考得到了启示，总结了充分发挥学校关工委在三结合教育中的五个作用，得到   同志好评，我们体会到关工委办公室秘书工作的参谋助手作用，不是实的，是体现在某一件事情上，起草好文件，总结好典型，这就是参谋助手作用的四个方面的体现。

        二是委员善于理解领会领导的意图。要当好领导的参谋助手，很重要的是要善于观察了解和领会关工委领导每一个时期在想什么，想干什么，关心什么，要能将领导意图不讲是领会透，至少是有所理解，并且善于将领导的意图变为实际行动。领导的意图实际上就是如何按照党委中心任务，根据上级关工委的部署，将全年青少年教育工作和关爱服务工作任务如何付诸实施的问题，这就要靠我们在参加领导班子活动时和平时与关工委领导接触谈工作的过程中去仔细推敲揣磨。2005年需我老秘网市关工委根据《中国中央国务院关于加强和改进未成年人思想道德建设若干意见》的精神和省关工委在张家港市召开的思想道德建设经验交流会上的省委付书记冯敏刚讲话的要求，要加强学校、家庭和社会三结合教育、构建三结合教育老秘网。市关工委领导多次在讲话中强调要总结三结合教育的经验，并讲到自己的思路，作为关工委秘书长了解了领导要重点抓三结合教育的意图后，一方面自己寻找有关三结合的文件资料学习，另一方搜集了了解各县（市）区三结合教育的好的典型经验。在市文明办，社科联、团市委、市妇联和市关工委联合召开南通市未成年人思想道德建设理论研讨会上我撰写了《对建立未成年人学习、家庭、社会体系之探讨》一文，代表关工委在会上作了交流，并获得一等奖，同时同各县（市）区联系总结了11篇典型经验材料在市关工委于海市召开的三结合经验交流。由于对领导的意图比较理解，很快同关工委办公室的同志一齐，只花了半天多的时间，形成了市关工委领导在三结合经验交流会上的讲话，领导看了讲话稿也比较满意。这就充分说明了理解意图的重要。我们讲要善于理解领导意图，绝不是要了解领导的爱好特点，去吹牛拍马奉承。也不是如今人所讲的“要听话、会听话、听懂话”的意思，而我们是站在如何把关心下一代事业搞好有角度，来认真理解和善于理解领导的意图。

$ N  w9 j/ O0 S- w         三是委善于了解和掌握各方面的情况。要做好秘书长工作除了要领会领导意图外，还要善于听取各方面的意见。关工委办公室的工作是承上启下，联系左右的工作，这就要求能及时了解上级关工委有什么情况和活动，要了解上级关工委有什么需求和要求，还要了解同关工委工作有密切关系工作的部门和单位的情况及意见。这样才能当好领导的耳目和喉舌，当好参谋和助手。我和关工委办公室经常同省关工委办公室，有时还和中国关工委办公室保持联系，了解上级关工委当前工作的部署，有什么新的精神，能及时向市关工委领导汇报。如了解省在工委要在2006年四、五月份召开帮教失足青少年的现场会，我们将此情况向领导汇报，引起领导重视，我们对市关工委联系点——通州市五接镇关工委加强对青少年法制教育结对帮教失足青少年的经验进行了布置总结。既为省关工委的现场会作了准备，又为领导提供了帮教失足青少年的教育情况。对县（市）区关工委也是经常保持电话联系和信息的沟通，有什么好的典型也能做到及时了解，使领导做到心中有全局，手中有典型。
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       四是要善于调动大家的积极性。作为关工委的秘书长和办公室主任，要当好领导的参谋助手，不能仅靠一个人的力量，而是要依靠整个办公室的力量，才能做好关工委办公室虽是一个小的机构，但其功能是俱全的，可谓麻雀虽小，五脏俱全。从我老秘网市关工委办公室来讲经常保持在5至6个同志，目前有退休的老同志3位，有专职年年轻同志的三位，无论是老同志还是年轻同志都各有特点和特长，作为秘书长要善于用其长，努力避其短，要发挥各自的优势。如老同志具有政治威望、经验、亲情和时空优势，有其较丰富的工作经验而年轻同志脑子活，会电脑，接收新鲜事物快。老同志大多数不会打电脑，我们用其长，避其短就能优势互补。就从文字工作来讲，有的同志擅长于编简报，有的同志擅长于写理论文章和工作报告，有的同志擅长于通讯新闻报道。这也要根据这些特点来使用，这样使事情更能办好的，还是根据各自手头掌握的情况来分工使用，不掌握全面情况和积聚大量资料的同志去写全年总结，经常感到无从下手，即使东拼西凑的话，或是也拉卡时间，或是也不能写好总结。我们体会到只有根据特点和特长来使用，积极性就能得到最好的发挥。有时人手缺少，难免在工作中会产生不同的看法和矛盾，作为关工委秘书长要善于及时化解矛盾，不能使矛盾拖延，更不能使矛盾激化。矛盾处理不当会消耗和抵销办公室的力量。处理好了，会使大家干劲更大。
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秘书科是办公室的“办公室”，是办公室的“内当家”，负责梳理工作流程，指挥工作运转。从会议承办、公文制发、文档管理、接转电话到协调活动、安排车辆、政务接待的每个环节……事无巨细却又亟需认真严谨，经常是“手机不离手、电话不离口”。为了不耽误工作，手机总是24小时保持开机状态，加班加点更是家常便饭。现在几乎已经养成了即使在双休日也必到办公室转转的习惯。秘书科工作繁琐而需细致，所以即便周末不加班也要去办公室坐坐，看看哪些工作还需要进一步处理，下周开始的工作又要需要做哪些准备