浅谈如何撰写汇报材料
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. r" t3 F' G3 r ○李联富: D5 D @! n# J# N
% r4 Z+ b% |6 X& U 汇报材料,一般是单位或个人向上级领导或机关所做的书面陈述材料,是当前办公室文秘工作常用的材料之一。汇报材料的体裁是与请示、报告相似的文种,可以归属于报告,都是下级向上级或平级机关汇报工作、反映情况、提出建议时使用的应用文体,汇报材料的种类很多,按性质可以分为综合性汇报、专题性汇报等。其基本格式:主题(汇报单位、时间)——称呼(开场白)——正文(基本情况、经验做法、成效,困难和问题,下步工作)——结尾(结束)。笔者在多年的工作实践中,就如何撰写汇报材料谈几点体会,与同仁们共同交流学习。% d# E2 D% p$ I: Q' K7 o2 |: O
% c( V5 f; \. f6 y/ R2 L2 M) } 一、汇报材料的特点) @, Q0 S+ @7 K0 L; u! ~$ s* ^/ f
: V# S) A0 d. |' ~) {; X 汇报材料的基本特点是实事求是,简洁明了。那么,在写作视角的确立和质量的追求上,还需要把握以下三个特点:
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1 o# J8 j" _9 ], }9 U# p+ N (一)汇报基调,保持下对上。 如,县直学校、乡镇学校向县教育局、乡镇人民政府,县教育局向县委、县政府、县人大,县政府向州政府、省教育厅等,准确把握这一角度和表述基调非常重要。因为,这不仅仅是尊重上级,更重要的是端正工作态度。作为下级就应该保持这种基调,如实的、全面的提供情况。不然, 就可能出现为了应付检查,汇报假情况和表面情况的现象。但是,切记不能把汇报材料写成工作总结或者写成工作布置,否则基调就变了。
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(二)汇报内容,力求有价值 。在通常情况下,领导及上级机关听取汇报的目的,是为了准确掌握下情,指导工作,增强决策的科学性。上级领导或机关的工作思路,往往是遵循这样一条轨迹:了解情况——决策部署——检查落实,再进入下一个循环过程;作为下级来说,在落实上级指示和任务时,所遵循的轨迹是:听取部署——抓好落实——及时汇报——深入落实。上级领导及机关与下级的这种互动,就是上下级之间“了解情况与决策”、“落实并汇报反映情况”的信息互动。这种信息互动对于上级领导和机关来说,需要下级提供的信息具有重要的价值。因为,从落实中反馈出的高质量的信息,更有利于上级领导和机关的决策部署。因此,在准备汇报材料时,必须提高汇报材料的价值。* a1 m/ i; R7 z3 L4 j) P
0 g! W. @# y8 E' h+ {7 x (三)表现形式,重在展现亮点。在准备汇报材料时,最关心的问题,就是如何让工作汇报得到上级领导和机关的肯定和认可。其实,一个单位的工作汇报,是其工作成绩的真实反映,上级领导和机关对汇报材料的满意,从本质上说,是对单位所做工作的认可和满意。撰写者要按照汇报材料的重心构思提纲、提炼素材、广泛听取意见、反复锤炼内容,才能写出既被上级领导和机关认可、又让本单位领导满意的汇报材料。因此,写汇报材料,应该尽量突出重点,展现亮点。4 C% T0 L$ @9 \4 Q
! `4 @' v0 h, R 二、汇报材料的写作要领" D E8 ?. U* u8 G2 e8 V
4 Q, v& L$ g4 A$ m1 R 要写好汇报材料,关键是要对汇报材料重要功效和作用进行领会,准确把握写作要领。汇报的功效和作用主要体现在:汇报材料真实反映下级单位反映的困难问题,使上级领导和机关正确评价所做的工作成果,或者在项目、资金等方面给予支持和帮助,有效解决实际问题。但是,我们的汇报材料写作中,由于写作经验不足、责任心不强等各方面的原因,导致存在一些突出的问题:一是跑题。没有弄清上级领导和机关调研或检查工作的主题,汇报抓不住重点,过多过细谈那些与主题关系不大的情况。二是散乱。 面面俱到,主题不突出,事例堆积,没有内在逻辑性。三是空泛。没有提炼概括,不能抓住特色组织材料,缺少理性思考,就事论事,不用事实、 数据、典型说话,大话、空话、套话连篇。鉴于这些问题,写汇报材料时,我们要把握如下四个要领: ' m3 }* O. m8 J s0 s+ M& A
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(一)把握主题,明确听取汇报的对象。遵循上级领导或机关要求的主题。上级领导或机关到下面了解情况、听取汇报,事先有关部门都会发一个通知或者电话。即使是很突然的工作检查,也会在到达之前先打招呼。因此,我们在准备汇报材料之前,首先一定要弄清听汇报的主要领导或检查组来自那个单位、部门,来的目的和任务是什么,是检查工作、评估验收、还是调研?是了解全面工作还是作某一项专题工作?也就是说,撰写者要揣摩上级领导的意图,为什么要听取这方面的汇报。写汇报材料不仅仅是个文字表达的问题,我们必须要有对上级高度负责的态度,不断深化对上级通知的理解,才能真正把握主题,明确对象。
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