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4 z% o+ Z) M* Z, y8 @, [mso-font-kerning:0pt">2012 . p( \) t6 d5 nfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。
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- A1 a, i4 P4 s5 h* D2 |" V2 p# d0 M @4 e* b$ D5 I: `font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容) g, m- n$ Z ]# h! F
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> $ E$ t) y5 `6 I7 x" g# N1 j
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。7 V( b# ?2 N' E! e* Q" A
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; f( y% ^3 d& _4 t, D/ w8 u8 r7 i1 j/ f. y. ^
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mso-font-kerning:0pt">1. 6 F( U9 G0 p9 v. l
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。
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/ {3 ]% t. ]/ a4 x% A# L, M6 f& smso-font-kerning:0pt">2. # t6 _/ y( }* f6 |, Q6 |宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。2 K' R$ ~) \* Q; B/ u) b7 p
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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3 O' x9 B. D& O( I7 j1 N# j5 a! @mso-font-kerning:0pt">1. * a" j* ^. `' F5 S( I% S3 B
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。
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mso-font-kerning:0pt">2. # r. l8 G2 G- m& K
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。 * G! @. a& _7 F! |( W) x
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mso-font-kerning:0pt">3. ; {& @! p6 Y, @. l, N宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。
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font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;8 e; z, e$ G( C& t: @6 V3 P) O
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。1 t! [ V4 N6 O; o! u$ Bmso-font-kerning:0pt"> 2 [6 K2 D: S' I) Z& T( Q# @
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2 o2 ~0 J; _! v' n# ^; pmso-font-kerning:0pt">1. , C1 b8 {. c5 y v- f0 I: T宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。 " k& F2 S( J9 B4 s
: p+ D) ^( j, l- i9 x# _& o/ x% S! H3 a! Pmso-font-kerning:0pt">2. , S+ B5 u- r" y; X4 O
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。 - }8 T g0 U: }$ s( K6 z) x8 V
+ J! X/ \; B# e# w5 s1 M' i! W$ R+ [- {mso-font-kerning:0pt">3. # T/ e- T6 H9 M# W% H& V
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。 - a7 v' p+ z7 e+ }- F- \, j
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。7 D2 I- B0 I: g% }* acolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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; k( s4 W9 M: a/ U) b$ P- a/ T* z* Z/ e9 ?# ~* ?mso-font-kerning:0pt">1. ; W! B' M7 Y6 @& j' w
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。 1 z6 @( a. ]. V3 m
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( M9 L( E# z5 nmso-font-kerning:0pt">2. b' k; r$ Y$ V$ i8 m7 I宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。 2 T L8 X4 q6 H% w& W8 `# M
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mso-font-kerning:0pt">3. 0 y8 e1 N$ [- f* ~
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。, h' \2 [) |6 ?
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考& D: F- X9 }" c0 d& B8 acolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> . ~+ e- H# @" y* R' y L+ g
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12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:
G+ q, R* p P. ~0 H$ J0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。 % h6 p) G, J2 _8 _8 N: D/ F' I9 r
/ y' y% C5 F7 |- k( {: G* b( p7 @) @% o/ b# S) dcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:* A$ o* z; Q$ i- Q( @: U" K& X. E
AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 ' A/ }$ |# j- R9 t& X* D
color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
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